В соответствии с требованиями ФСФАР организации оптовой и розничной торговли должны вести учет продукции в ЕГАИС. Схема ведения отражена в опубликованном на сайте ФСРАР документе "Методические рекомендации по ведению помарочного учета в ЕГАИС". О том, как вести учет остатков нереализованной продукции, написано в инструкции ФСФАР "Ведение остатков продукции организациями розничной торговли в системе ЕГАИС (с правками от 25.04.2016)".
В соответствии с этими документами все организации должны вести учет алкогольной продукции в хранилищах-регистрах.
У каждой организации есть два регистра — Регистр № 1 и Регистр № 2. При этом:
Учет продукции в ЕГАИС осуществляется с привязкой к конкретным регистрационным формам учета 1 (далее — РФУ1) и 2 (далее — РФУ2). Указанные регистрационные формы характеризуют товар и соответствуют каждой отдельной позиции в электронной накладной.
В регистре № 1 учет продукции ведется по партиям в разрезе РФУ1 и РФУ2, а в Регистре № 2 — по наименованиям и производителям (импортерам), реквизиты РФУ1 и РФУ2 отсутствуют.
Для помарочного учета введен новый Регистр № 3, в нем ведется учет той же продукции, что и в Регистре № 1, но в разрезе РФУ2 и цифровых идентификаторов.
Таким образом, одна и та же продукция может находиться как в Регистре № 1, так и в Регистре № 3, но только в первом случае партиями, а во втором только по наименованиям и по производителям (импортерам).
При этом общее количество продукции на Регистрах № 1 и № 3 должно быть идентичным. Если на Регистре № 1 продукция есть, а на Регистре № 3 ее нет, необходимо эту ситуацию исправить в течение 30 календарных дней. Это правило касается только того алкоголя, который принят помарочно.
Партия алкоголя, принятая до 1 июля 2018 года, может не учитываться в Регистре № 3.
В Регистре № 1 после 1 июля 2018 года может учитываться только партионная макрируемая продукция или немаркируемая продукция (пиво и т.п.).
Количество алкогольной продукции в Регистре № 1 и Регистре № 2 равно общему количеству остатков алкогольной продукции в ЕГАИС. При этом в Регистре № 2 не может быть отрицательного остатка по итогам одного дня. Если такое происходит, необходимо выполнить перемещение из Регистра № 1 в Регистр № 2.
С 1 июля 2018 года Регистр № 2 предназначен только для немаркируемой продукции, а также для продукции, которая была помещена на него до этой даты.