Отчетность по налогу на добавленную стоимость

Редакция "1С:Бухгалтерии 8": 2.0

Перейти к редакции 3.0

Проверка учета операций для целей НДС

Шаг 1. Проверка правильности ввода первичных документов в базу

Шаг 2. Проверка корректности ведения раздельного учета

Шаг 3. Восстановление последовательности проведения документов

Шаг 4. Проверка наличия счетов-фактур по документам поступления

Шаг 5. Проверка состояния взаиморасчетов с контрагентами

 

Шаг 1. Проверка правильности ввода первичных документов в базу

 

После поступления в бухгалтерию организации всех первичных документов за отчетный период, необходимо, в первую очередь, проверить правильность ввода документов в базу данных, т.е. соответствие введенных данных в электронную форму документа их бумажным носителям по всем операциям – на поступление, выбытие, оплате и прочим операциям.

Отчетным периодом по НДС является квартал. Следовательно, все документы, о которых идет речь, располагаются в одном квартале. Если нужно восстанавливать учет за больший период, то его тоже предпочтительно разбить на кварталы. Дальнейшие шаги так же относятся к одному периоду.

Прежде всего, следует обратить внимание на основные документы, при заполнении которых наиболее часто встречаются ошибки, которые в дальнейшем приводят к неправильному расчету НДС.

Оформление банковских и кассовых документов

При оформлении банковских документов необходимо отслеживать, чтобы данные о "Ставке НДС" и "Сумме НДС" были обязательно отражены в документах. Это важно, т.к. в программе имеется встроенный механизм по автоматическому формированию счетов-фактур на аванс. Если указанные данные не будут заполнены в документе "Поступление на расчетный счет", то счет-фактура по авансам полученным выписываться автоматически не будет (рис. 1).

 

Рис. 1

Аналогично, при получении оплаты от покупателя в кассу организации необходимо в документе "Приходный кассовый ордер" обязательно заполнить поля "Ставка НДС" и "Сумма НДС".

Оформление операций по поступлению товаров, работ и услуг, а также дополнительных расходов к ним

При формировании документа "Поступление товаров и услуг" особое внимание необходимо обратить на правильное заполнение колонок "% НДС", "Сумма НДС", а также на необходимость зарегистрировать полученный от поставщика счет-фактуру.

Если сумма НДС будет указана неправильно, то программа не сможет учесть корректно «входящий» НДС по данному поступлению.

Если не будет зарегистрирован счет-фактура по данному поступлению, то программа автоматически не включит его в книгу покупок и не введет бухгалтерские записи по вычету «входящего» НДС в дебет счета 68.02 «Налог на добавленную стоимость».

Зарегистрировать счет-фактуру по поступившим ТМЦ, работам и услугам можно двумя способами:

  1. Перейти на закладку "Счет-фактура" в  форме  документа на поступление и ввести данные о счете-фактуре;
  2. Нажать на ссылку "Ввести счет-фактуру", расположенную в нижней части формы документа на поступление справа от поля "Счет-фактура".

Оба способа проиллюстрированы на рис. 2.

Рис. 2

Также в документе на поступление ТМЦ, работ и услуг важно указать учет счета затрат и субконто.

Оформление операций по реализации товаров, работ и услуг

Операции реализации товаров, работ, услуг в программе "1С:Бухгалтерия 8" регистрируются с помощью документа "Реализация товаров и услуг". При вводе этого документа особое внимание следует обратить на заполнение колонок "% НДС" и "Сумма НДС", а также на составление счета-фактуры по операции реализации.

Ставку и сумму налога необходимо указывать в соответствии с операцией. Если данные колонки будут заполнены неправильно, то программа не сможет корректно рассчитать НДС к уплате в бюджет по данному документу.

В соответствии с НК РФ счет-фактуру необходимо выставить покупателю в течение 5 календарных дней. Программа позволяет выписать счет-фактуру при вводе документа "Реализация товаров и услуг". Пример оформления операции реализации товаров, и составления счета-фактуры по этой операции приведен на рис. 3.

 

Рис. 3

Обратите внимание!

Если счет-фактура не будет зарегистрирован (т.е. не будет введен документ "Счет-фактура выданный"), то программа при формировании записей для книги продаж учтет эту операцию, при этом в книге продаж будут указаны номер и дата первичного документа, которым оформлена данная операция. Это не является нарушением порядка выставления счетов-фактур, если осуществляется реализация товаров (работ, услуг), имущественных прав лицам, не являющимся налогоплательщиками НДС, и налогоплательщикам, освобожденным от исполнения обязанностей налогоплательщика, по письменному согласию сторон сделки.

Оформление операций по списанию ТМЦ

Ввод в базу данных операций по списанию товарно-материальных ценностей (ТМЦ) необходимо осуществить также до момента расчета НДС. Это связано с тем, что суммы расходов, связанные со списанием ТМЦ, могут повлиять на распределение «входящего» НДС.

Оформление операций по вводу в эксплуатацию ОС и НМА

До момента расчета НДС необходимо проверить, по всем ли приобретенным объектам основных средств и нематериальных активов произведено занесение в базу данных информации о принятии их к учету на счет 01 «Основные средства» и счет 04 «Нематериальные активы». Дело в том, что в программе реализован автоматический учет вычета «входящего» НДС по таким объектам в соответствии с позицией, которой придерживаются контролирующие органы, т.е. принятие ОС на учет на счет 01 «Основные средства», а НМА - на счет 04 «Нематериальные активы». Таким образом, чтобы счет-фактура по поступившим ОС и НМА «попал» в книгу покупок необходимо, чтобы объект ОС (НМА) было принят к учету на счет 01 (04). Эта процедура производится документами "Принятие к учету ОС" и "Принятие к учету НМА".

Способы проверки правильности ввода документов

Проверить правильность ввода документов можно двумя способами.

1. Каждый первичный документ на бумажном носителе сверить с каждым электронным документом в базе данных.

Для этого необходимо открыть форму каждого документа и сверить значения реквизитов с и данными в бумажного документа.

Данный способ является достаточно трудоемким и занимает много времени. Он плохо подходит для организаций с большим количеством операций. Но его плюс в том, что он позволяет выполнить полную проверку ввода документов, и помогает избежать многих ошибок.

2. Сформировать реестр (список) документов, введенных в базу данных и осуществить проверку их основных реквизитов.

Данный способ обеспечивает «неглубокую» проверку, т.к. по реестру можно проверить лишь основные реквизиты. Например, наименование контрагента, дату, сумму, номер документа. Если ввод документов в базу осуществляется правильно, то этот способ позволяет проверить, все ли документы введены, а также проверить правильность заполнения основных реквизитов документов.

Сформировать реестр (список) введенных документов в базу данных можно, например, через встроенный механизм "Вывести список" (рис. 4).

 

 

Рис. 4

Для того, чтобы вывести на экран этот реестр,  необходимо сделать следующее:

Вы можете не включать в список ненужные графы. Для этого надо убрать флажок щелчком мыши по галочке напротив каждой ненужной графы, после этого нажать кнопку <ОК>. Данные действия проиллюстрированы на рис. 5.

 

Рис. 5

Шаг 2. Проверка корректности ведения раздельного учета

Проверка корректности ведения раздельного учета актуальна для организаций, которые:

В таких случаях организация должна вести раздельный учет «входящего» НДС, а также операций реализации, облагаемых и не облагаемых НДС.

Для того, чтобы убедиться, что раздельный учет ведется корректно, необходимо:

1. Проверить правильность установки параметров учетной политики.

Для этого нужно открыть регистр сведений "Учетная политика организаций" (меню "Предприятие - Учетная политика - Учетная политика организаций") и проверить настройки учетной политики, которые могут повлиять на «раздельный» учет НДС.

Для организаций, совмещающих два вида деятельности – деятельность по основной системе налогообложения и ЕНВД, на закладке "Общие сведения" нужно (рис. 6):

 

Рис. 6

Для лиц, осуществляющих реализацию товаров (работ, услуг), облагаемую по разным ставкам 18% (10%) совместно с реализацией, необлагаемой НДС (без НДС) или со ставкой НДС 0%, необходимо на закладке "НДС" (рис. 7) установить флажок в "Организация осуществляет реализацию без НДС или с НДС 0%".

 

Рис. 7

2. Правильно организовать учет выручки по счету 90.01 «Выручка» в документах по реализации товаров (работ, услуг) в разрезе субсчетов, относящихся к разным видам деятельности, а также доходов по счету 91.01 «Прочие доходы».

Для учета выручки в плане счетов "1С:Бухгалтерии 8"  предусмотрены два субсчета - один для учета выручки по деятельности с основной системой налогообложения, второй - для учета выручки по деятельности, облагаемой ЕНВД (рис. 8).

 

Рис. 8

Для раздельного учета выручки, облагаемой по разным ставкам НДС, к счету 90.01.1 «Выручка по деятельности с основной системой налогообложения» предусмотрено два аналитических разреза (субконто) – "Номенклатурные группы" и "Ставки НДС".

Соответственно, в каждом документе на реализацию товаров (работ, услуг) необходимо правильно указывать счета отражения выручки, правильно заполнять все субконто (рис. 9).

 

Рис. 9

Проверить правильность отнесения выручки по различным видам деятельности можно, например, воспользовавшись отчетом Оборотно-сальдовая ведомость по счету 90.01. На рис. 10 показан объем выручки, учтенной на субсчетах к счету 90.01 «Выручка» по разным видам деятельности, а  также налоговые базы для применения различных ставок НДС (10%, 18% и Без НДС).

 

Рис. 10

Отдельные виды доходов, участвующие в распределении «входящего» НДС, могут учитываться на счете 91.01 «Прочие доходы». На этом счете несколько по-иному реализован механизм учета доходов, получаемых в рамках основной системы налогообложения, и при применении ЕНВД. Доходы по разным видам деятельности делятся не по субсчетам счета 91.01, а по значению вида деятельности статьи доходов - объекта аналитического учета на счет 91.01. Настройка статьи доходов в справочнике Прочие доходы и расходы производится путем выбора в графе "Вид деятельности системы налогообложения" -  "Основная система" или "Особый порядок" (рис. 11).

 

 

Рис. 11

После этого для раздельного учета прочих доходов достаточно в документе реализации правильно указать ставку налогообложения и субконто к счету 91.01 «Прочие доходы» (рис. 12).

 

Рис. 12

Чтобы проверить правильность отнесения прочих доходов в разрезе разных видов деятельности, можно также воспользоваться отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету" 91.01.

3. Правильно заполнить документы, связанные со списанием приобретенных товарно-материальных ценностей, работ и услуг на затраты (счета – 20, 23, 25, 26, 44, 91.02.).

При заполнении документов, регистрирующих поступление услуг, списание ТМЦ, необходимо обращать внимание статью затрат.

При выборе статьи затрат нужно указать, по какому виду деятельности отражены затраты:

В целях бухгалтерского и налогового учета «распределяемые расходы» будут относиться на затраты по конкретному виду деятельности, пропорционально указанной в учетной политике "Базе распределения". А «входящий» НДС по данным расходам будет распределяться  в соответствии с п. 4 ст. 170 НК РФ при вводе документа "Распределение НДС косвенных расходов", т.е. пропорционально выручке, полученной по определенным видам деятельности.

Таким образом, для корректного учета НДС необходимо в справочнике "Статьи затрат" правильно указать "Вид деятельности". Его выбирают в форме редактирования элемента справочника путем установки "точки" в соответствующем виду деятельности поле (рис. 13).

 

Рис. 13

Элементы справочника "Статьи затрат" можно заполнить непосредственно при вводе документа или из меню "Предприятие - Доходы и расходы - Статьи затрат".

Таким образом, в каждом документе по списанию ТМЦ,  работ и услуг необходимо правильно указывать счета учета затрат и  соответствующие им субконто. Нельзя допускать, чтобы субконто "Статьи затрат" осталось незаполненным. Пример заполнения документа по отражению «распределяемых расходов» приведен на рис. 14.

 

Рис. 14

В случае, когда расходы списываются в дебет счета 91.02 «Прочие расходы», то статья расхода указывается в справочнике "Прочие доходы и расходы". В статье расхода мы также должны правильно указать "Вид деятельности".

Для проверки отнесения расходов к определенному виду деятельности можно воспользоваться отчетом "Оборотно-сальдовая ведомость по счету". Для этого на "Панели настроек" необходимо настроить группировку статей затрат по видам деятельности. В окне "Группировка" добавляем элемент (нажимаем на плюс), из открывшегося окна нажимаем мышкой на плюс напротив строки "Статья затрат", в открывшемся перечне реквизитов выбираем строку "Вид деятельности для налогового учета затрат" (рис. 15). Данная группировка появляется в "Панели настроек" и ее необходимо переместить наверх с помощью нажатия стрелочки вверх. Также необходимо отключить группировку по подразделениям.

 

Рис. 15

После настройки отчета его необходимо переформировать, для этого нажать на кнопку сверху <Сформировать отчет>. После этого мы увидим как распределяются суммы расходов по выбранному счету затрат в разрезе видов деятельности (рис. 16).

 

Рис. 16

Если доходы и расходы в разрезе видов деятельности отражены правильно, то распределить «входящий» НДС можно автоматически с помощью документа "Распределение НДС косвенных расходов".

Шаг 3. Восстановление последовательности проведения документов

Очень часто при отражении хозяйственных операций в программе не соблюдается последовательность ввода документов, что может приводить к ошибкам в движениях, создаваемых при их проведении.

Например, банковские документы могут быть разнесены (или загружены из Клиент-банка) до ввода документов реализации или поступления имущества. При этом во время проведения банковских документов автоматически будет определен авансовый платеж, хотя фактически была произведена постоплата. В этом случае при перепроведении документов (если в документах не использовался договор с характеристикой "Взаиморасчеты ведутся по расчетным документам"), подобные несоответствия будут автоматически исправлены. Если же используется договор с ведением взаиморасчетов по расчетным документам, то эти расчетные документы должны быть указаны вручную.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" предусмотрены следующие способы группового перепроведения документов с целью восстановления последовательности:

1. Перепроведение документов с помощью обработки "Проведение документов".

Эта обработка позволяет перепровести документы указанных типов по всем организациям за указанный период. Она вызывается по команде меню "Операции - Проведение документов".

На закладке "Проведение документов" слева от наименований таких документов необходимо отметить виды документов, которые требуется перепровести.

В нижней части диалога задается интервал, в которому относится дата документа. Для установки интервала следует ввести начальную и конечную дату периода, за который хотим перепровести документы. Если установлен флажок "Не ограничивать", то ограничения по указанной дате нет, будут перепроведены документы за весь период деятельности.

Ниже списка видов документов расположено поле выбора, в котором следует указать, какие документы будут проводиться: проведенные, непроведенные или и те, и другие.

После установки всех необходимых параметров для выполнения проведения следует нажать кнопку <Выполнить> (рис. 17). Если проведение прошло успешно, будет выдано сообщение "Проведение документов завершено!".

 

 

Рис. 17

Если в процессе проведения документов в окне служебных сообщений появятся сообщения об ошибках, то после их исправления необходимо вновь вернуться к обработке "Проведение документов" и перепровести документы заново.

2. Перепроведение документов с использованием обработки "Групповая обработка справочников и документов".

Эта обработка позволяет выполнить отбор документов, которые необходимо перепровести, по виду документа и значению реквизита документа, т.е. например, выполнить перепроведение документов поступления от конкретного контрагента.

Обработка вызывается по команде меню "Сервис - Групповая обработка справочников и документов".

Используется обработка следующим образом. На закладке "Объекты отбора" выбирается "Тип объекта" - "Документы". Документы, которые нужно перепровести, добавляются в окно "Объекты отбора"  с помощью команды меню "Действия - Добавить" или с помощью пиктограммы «+».

Например, если необходимо выполнить перепроведение документов по конкретному поставщику, то выбираются типы документов, с помощью которых с контрагентом были отражены взаиморасчеты:

Можно выбрать любые виды документов для перепроведения, но в них должен быть реквизит, по которому необходимо сначала отобрать документы, а потом сделать групповое перепроведение.

Далее в окне "Отбор№" выбираются реквизиты, по которым будет осуществлен отбор документов вышеуказанного типа для перепроведения. Для рассматриваемого примера в графе "Поле" выбираем элемент "Контрагент", в графе "Тип сравнения" - "Равно" и в графе "Значение" указываем конкретного контрагента из справочника. В окно Отбор можно поместить несколько элементов для отбора, поэтому аналогичным образом вносим еще дополнительный элемент  "Дата". Это означает, что мы отбираем все документы вида "Поступление товаров и услуг" и "Списание с расчетного счета" по конкретному контрагенту, введенные в базу в период с 01.10.2012г. по 31.12.2012г.

На рис. 18 показан пример заполнения формы обработки, подготовленной для отбора документов к перепроведению.

 

Рис. 18

Далее нажимаем на кнопку <Отобрать> и программа производит отбор документов по выбранным параметрам, которые появляются автоматически в закладке "Обработка".

Затем выбираем "Действие", которое необходимо осуществить над данным списком документов (в примере "Изменить": "Проведение документов") и  устанавливаем признак "Установить".

После этого в графе "Проведен" появляются флажки напротив каждого документа, которые показывают, проведен соответствующий документ в базе данных или нет. Нужно еще раз проверить состав отобранных документов для перепроведения, и оставить флажок в графе "Вид" только для тех документов, которые действительно нужно перепровести.

Обратите внимание!

Если в графе "Проведен" не стоит признак проведения данного документа, а в графе "Вид" будет стоять флажок, то при запуске обработки данный документ будет проведен. Если нет необходимости проводить непроведенный документ, то флажок в графе "Вид" необходимо снять.

Пример запуска обработки группового перепроведения документов представлен на рис. 19.

 

Рис. 19

Если в процессе проведения документов в окне служебных сообщений появятся сообщения об ошибках, то после их исправления необходимо заново выполнить операцию групповой обработки документов.

3. Полное перепроведение документов за определенный период.

В программе "1С:Бухгалтерия 8" имеется еще одна обработка для группового перепроведения документов Обработка запускается по команде меню "Сервис - Групповое перепроведение документов". Она позволяет осуществлять процедуру перепроведения сразу всех документов для конкретной организации или для всех организаций одновременно за указанный период (рис. 20).

 

 

Рис. 20

Несомненным плюсом этой обработки является то, что в ней существует возможность останавливать перепроведение документов при возникновении первой ошибки. Это позволяет сразу исправлять имеющиеся в документах ошибки.

 

Шаг четвертый: Проверка наличия счетов-фактур по документам поступления

Следующим шагом подготовки к составлению декларации по НДС является проверка наличия счетов-фактур по документам поступления. Для этой проверки предназначен "Отчет по наличию счетов-фактур" (меню "Покупка - Ведение книги покупок  - Отчет по наличию счетов-фактур").

Отчет позволяет получить информацию о наличии поступивших счетов-фактур, зарегистрированных документами, указанными в настройках отчета (в поле "Список документов"). Если список документов не заполнен, то проверяется наличие счетов-фактур для всех документов, к которым они должны «прилагаться».

Для формирования отчета можно задать следующие параметры:

Обратите внимание!

Регистрация поступившего счета-фактуры по авансам, выданным поставщикам, в программе производится на основании платежных документов (например, "Списание с расчетного счета", операция "Оплата поставщику"). Эти счета-фактуры также отражаются в отчете. Но, в отличие от других документов, платежные документы, по которым НЕ зарегистрировано счетов-фактур полученных, в отчет не выводятся.

В соответствии с выбранными значениями параметра "Отбор" отчет формируется следующим образом:

Если список документов не заполнен, отчет формируется по всем документам с учетом остальных заданных параметров (организация, период и т.п.).

После задания параметров для формирования отчета необходимо нажать на кнопку <Сформировать>. Отчет приводится в окне "Результат". Он состоит из полей:

Пример формирования отчета по наличию счетов-фактур приведен на рис. 21.

 

Рис. 21

Если в отчете обнаружены недостающие или непроведенные счета-фактуры, ошибку следует исправить. Корректировку в документы можно вносить прямо из данного отчета. Для этого надо дважды кликнуть мышью на интересующем документе, в результате чего откроется форма документа. После внесения исправлений документ необходимо перепровести, после чего вновь сформировать отчет.

Шаг пятый "Проверка состояния взаиморасчетов с контрагентами"

Одним из важных этапов при подготовке декларации по НДС является проверка состояния взаиморасчетов с контрагентами.  Для того, чтобы правильно был рассчитан НДС по авансам, полученным от покупателей, и по авансам, выданным поставщикам, а также с целью проведения автоматического зачета данного НДС, необходимо правильное распределение движения денежных средств по счетам расчетов и счетам авансов с контрагентами.

Для этого, в документах поступления, реализации, в платежных и прочих документах, как показано на рис. 22 на примере документа "Реализации товаров и услуг", необходимо:

  1. правильно указывать счета расчетов и счета авансов с поставщиками и покупателями;
  2. правильно указывать значение субконто "Контрагенты". Необходимо отслеживать, чтобы в справочнике Контрагенты не было дублирования одного и того же контрагента, один из которых указан в операции отражения аванса, а второй – в операции отражения реализации;
  3. правильно указывать значение субконто "Договоры". Если в документах по одной и той же сделке (например, в документах на реализацию товаров и на поступление денежных средств) в полях "Договор" ошибочно будут указаны разные договоры, то в оборотно-сальдовой ведомости будет иметь место сальдо по кредиту счета 62.02 и по дебету счета 62.01;
  4. проверить признак, установленный в поле "Зачет аванса".

Если в вышеуказанных реквизитах электронного документа будут допущены ошибки, то это приведет к тому, что не произойдет корректного автоматического распределения денежных средств. Как следствие, будет неверно отражена информация в бухгалтерском учете, регистрах по НДС, в книге покупок, в книге продаж и соответственно будет ошибка в Декларации по НДС.

 

Рис. 22

Если во время такого анализа найдены отрицательные остатки по счетам или незакрытая задолженность покупателя по дебету счета 62.01 и одновременно незакрытая оплата по кредиту счета 62.02, то такие просчеты должны быть исправлены непосредственно в документах. На рис. 23 приведена пошаговая проверка корректного заполнения реквизитов документа на примере документа "Реализация товаров и услуг".

 

Рис. 23

После исправления реквизитов в документах, влияющих на взаиморасчеты с контрагентами, нужно вернуться к третьему шагу и перепровести документы за отчетный период.

Взаиморасчеты с контрагентом в программе "1С:Бухгалтерия 8" могут производиться с использованием нескольких договоров. Это, безусловно, положительная возможность для отслеживания срока расчетов, типа договора и многих других договорных обстоятельств. Однако в этом кроется вероятность возникновения ошибок при отражении в программе документов. Например, ошибка в указании договора в платежном поручении от покупателя, ошибка в указании договора в документе реализации. Выявить такие недочеты можно с помощью отчета "Анализ субконто".

Если в настройках отчета указать два вида субконто – "Контрагенты" и "Договоры" и установить флажок "По субсчетам" в поле "Группировка", то в отчете будут отражаться обороты и остатки по каждому использующемуся во взаиморасчетах с конкретным контрагентом договору. Пример настройки отчета "Анализ субконто" приведен на рис. 24.

 

Рис. 24

По отчету (рис. 25) можно выполнить анализ сумм задолженностей и авансов по договорам и при необходимости перераспределить суммы на другие договоры, перейдя в форму соответствующего документа непосредственно из отчета.

Если во время такого анализа найдены неверно использованные договора, все такие просчеты должны быть исправлены. После исправления документов, влияющих на взаиморасчеты с контрагентами, нужно вернуться к третьему шагу и перепровести документы за отчетный период.

 

Рис. 25