На каком счете (208 00 или 302 00) учитывать расчеты с сотрудником, если он не получал аванс на расходы?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

На каком счете (208 00 или 302 00) учитывать расчеты с сотрудником, если он не получал аванс на расходы?

Дата публикации 30.11.2018

Вопрос аудитору

Сотрудник приобрел материальные ценности на свои деньги, аванс он не получал. На каком счете учитывать расчеты - 208 00 или 302 00? Нужно ли составлять авансовый отчет (ф. 0504505)?

Ситуация, когда сотрудник осуществляет расходы в интересах учреждения без предварительной выдачи ему денежных средств, в инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н), инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, не описана.

Расчеты с сотрудником могут учитываться на счете 208 00 "Расчеты с подотчетными лицами", однако и отражение обязательств учреждения перед сотрудником на соответствующем счете аналитического учета счета 302 00 "Расчеты по принятым обязательствам" не является нарушением порядка ведения учета. Такое разъяснение дано в письме Минфина России от 30.09.2011 № 02-06-05/4406. Поэтому учреждению целесообразно закрепить в учетной политике порядок отражения рассматриваемой хозяйственной ситуации (с применением счета 208 00 или 302 00) и документооборот.

Согласно п. 216 Инструкции № 157н сумма превышения принятых к учету расходов подотчетного лица над ранее выданным авансом (сумма утвержденного перерасхода) отражается на счете 208 00. В рассматриваемой ситуации денежные средства, потраченные сотрудником, могут рассматриваться как перерасход подотчетного лица и отражаться на счете 208 00, поскольку расходы подтверждены документально.

По мнению специалистов Минфина России, более корректно отразить обязательство учреждения перед сотрудником, который предварительно не получал денежных средств под отчет, на соответствующих счетах аналитического учета счетов 208 00 и 502 00.

Согласно Методическим указаниям, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н, для учета расчетов с подотчетными лицами применяется авансовый отчет (ф. 0504505). О том, что отчет необходимо заполнять только в случаях предварительной выдачи денежных средств, в указаниях не говорится. Следовательно, учреждение может принять решение об оформлении сотрудником авансового отчета (ф. 0504505) в ситуации, когда денежные средства заранее не выдавались.