Обязано ли бюджетное учреждение формировать резерв на оплату отпусков на счете 401 60?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: Обязано ли бюджетное учреждение формировать резерв на оплату отпусков на счете 401 60, если в штате всего семь человек?

См. также

Отражение в учете и отчетности отложенных обязательств (счет 502 99)

Учет резервов на оплату отпусков (БГУ ред. 1.0)

Учет резервов на оплату отпусков (БГУ ред. 2.0)

Ответ от 22.08.2018

Резервы для оплаты отпусков должны формироваться в любых учреждениях госсектора независимо от штатной численности (письмо Минфина России от 05.06.2017 № 02-06-10/34914). Порядок и периодичность расчета резерва учреждение вправе утвердить в учетной политике (п. 302.1 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н, письмо Минфина России от 20.06.2016 № 02-07-10/36122).

Согласно ст. 5 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ объектами бухгалтерского учета экономического субъекта являются:

Обязанность работодателя предоставить работнику ежегодный оплачиваемый отпуск установлена ст. 114, 122 ТК РФ. При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска (ст. 127 ТК РФ). Следовательно, информация об обязанности оплатить физическому лицу отработанный в текущем финансовом году период, дающий право на оплачиваемый отпуск, или предоставить денежную компенсацию относится к объектам бухгалтерского учета. Пропуски или изъятия подобных сведений не допускаются.

Обязательства по оплате отпусков невозможно точно определить по величине и (или) времени исполнения. Это так называемые отложенные обязательства. Чтобы равномерно относить на финансовый результат такие расходы и обобщать информацию о зарезервированных суммах, используется счет 401 60 (п. 302.1 Инструкции № 157н). Поскольку счет 401 60 служит для отражения расходов, в разрядах 15 – 17 номера счета указывается код элемента вида расходов.

Учет резерва на счете 401 60 позволяет получить полные и достоверные сведения об обязательствах учреждения по методу начисления, который предусматривает отражение расходов в том периоде, к которому они относятся, независимо от даты выплаты денежных средств (письмо Минфина России от 07.03.2018 № 02-07-10/14688).

В соответствии с п. 308 Инструкции № 157н обязательства учреждения должны отражаться на счетах учета санкционирования расходов. Под обязательствами понимаются обусловленные законом, иным нормативным правовым актом, договором или соглашением обязанности учреждения выплатить в соответствующем году физическому или юридическому лицу, иному публично-правовому образованию денежные средства.

Согласно п. 162 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н (далее – Инструкция № 174н), операции санкционирования на иные очередные годы (за пределами планового периода) учитываются на группировочном счете 0 500 90 000. Для отражения отложенных обязательств предназначен счет 0 502 09 000.

Отложенные обязательства отражаются в учете на основе оценочных значений. Порядок и методы их формирования учреждение вправе установить в рамках учетной политики. Пример определения оценочного значения по резерву на оплату отпусков за фактически отработанное время приведен в приложении 3 к письму Минфина России от 20.05.2015 № 02-07-07/28998.

Резерв на оплату отпусков может рассчитываться тремя способами:

Резерв на оплату страховых взносов рассчитывается согласно методике расчета резерва на оплату отпусков.

Первый способ расчета резерва для оплаты отпусков самый точный, но одновременно и самый трудоемкий. Поэтому учреждение вправе выбрать иной способ определения величины резерва, принимая во внимание трудозатраты на формирование необходимых сведений (п. 3 Инструкции № 157н).

Оценочное обязательство в виде резерва на оплату отпусков за фактически отработанное время может определяться ежемесячно (ежеквартально, ежегодно) на последний день месяца (квартала или года), исходя из количества дней неиспользованного отпуска по сотрудникам на указанную дату по данным кадровой службой.

Поскольку счет 401 60 предназначен для того, чтобы равномерно относить расходы на финансовый результат, наиболее правильным представляется ежемесячное определение оценочных резервов. Однако, принимая во внимание затраты на сбор и обработку информации, учреждение может установить и иной, приемлемый для себя период.

Учреждение принимает обязательства по зарплате в начале года на всю сумму плановых назначений. Поэтому при принятии в течение года обязательств за счет резерва предстоящих расходов на эту сумму необходимо уменьшить ранее принятые обязательства. В учете следует сделать запись по дебету счета 0 506 10 000 и кредиту счета 0 502 11 000 способом "красное сторно". В противном случае показатели принятых обязательств задвоятся. Разъяснения содержатся в п. 1.2.3 письма Минфина России и Федерального казначейства от 07.04.2017 № 02-07-07/21798, 07-04-05/02-308.

При инвентаризации перед составлением отчетности суммы резервов могут быть списаны или скорректированы (уточнены) в порядке, установленном учетной политикой.

Согласно Инструкции № 174н учреждение начисляет резерв для оплаты отпусков записями:

№ п/п Содержание операции Бухгалтерская запись
дебет счета кредит счета пункт Инструкции № 174н

1

Сформирован резерв на оплату отпусков за фактически отработанное время:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

  

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

 

160.1

160.1

2

Приняты отложенные обязательства по оплате отпусков в сумме начисленного резерва:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 506 90 211

КРБ Х 506 90 213

 

КРБ Х 502 99 211

КРБ Х 502 99 213

 

174

174

3

Начислена за счет резерва оплата отпуска за отработанное время:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

  

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

 

КРБ Х 302 11 730

КРБ Х 303 ХХ 730

  

160.1

160.1

4

Принято обязательство текущего года по оплате отпусков за счет ранее созданного резерва:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 502 99 211

КРБ Х 502 99 213

 

КРБ Х 502 11 211

КРБ Х 502 11 213

 

166

166

5

Уменьшены ранее учтенные отложенные обязательства по оплате отпусков:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 506 10 211

КРБ Х 506 10 213

 

КРБ Х 506 90 211

КРБ Х 506 90 213

 

– *

– *

6

Уменьшены ранее принятые обязательства способом "красное сторно":
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 506 10 211

КРБ Х 506 10 213

 

КРБ Х 502 11 211

КРБ Х 502 11 213

 

167, 174

167, 174

7

Начислены отпускные на сумму превышения над величиной резерва:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

  

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 302 11 730

КРБ Х 303 ХХ 730

  

60, 128

60, 131

8

Уточнен по результатам инвентаризации ранее сформированный резерв в сторону увеличения:
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

 

160.1

160.1

9

Уточнен по результатам инвентаризации ранее сформированный резерв в сторону уменьшения методом "красное сторно":
  • по выплатам работникам;
  • по страховым взносам

 

КРБ Х 109 ХХ 211

КРБ Х 109 ХХ 213

 

КРБ Х 401 60 211

КРБ Х 401 60 213

 

160.1

160.1

* В абзаце 6 п. 174 Инструкции № 174н приведена запись по принятию обязательства за счет резерва по дебету счета 0 506 90 000 кредиту счета 0 502 99 000 методом "красное сторно". Однако такая запись не может применяться, поскольку обязательства текущего финансового года при использовании созданного ранее резерва принимаются корреспонденцией по дебету счета 0 502 99 000 и кредиту счета 0 502 01 000. В такой ситуации представляется корректным сделать запись по дебету счета 0 506 10 000 и кредиту счета 0 506 90 000 по аналогии с абз. 8 п. 134 инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н.

Инструкция № 157н не дает прямого ответа на вопрос, обязательно ли формировать и отражать в учете и отчетности резервы предстоящих расходов. Принимая во внимание разъяснения Минфина России, учреждения обязаны помимо резерва на оплату предстоящих отпусков создавать следующие резервы:

Порядок формирования резервов (виды резервов, методы оценки обязательств, дата признания в учете и т.д.) устанавливается учреждением в рамках учетной политики.

Положения нормативных правовых актов не обязывают учреждение иметь остатки денежных средств на лицевом счете под сформированный резерв предстоящих расходов. Данные на счете 401 60 нужны, прежде всего, для планирования и принятия управленческих решений, в т.ч. о резервировании части оставшихся средств для финансового обеспечения отложенных обязательств.

 

Как задать вопрос