Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте?

Дата публикации 27.06.2018

Смотрите также

Вопрос аудитору

Как возместить сотруднику расходы на ГСМ, если он направляется в командировку на личном автотранспорте? По какому виду расходов и коду КОСГУ отразить эти расходы в учете казенного учреждения субъекта РФ? Какие документы оформить?

Согласно ст. 166 ТК РФ служебная командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

В соответствии со ст. 168 ТК РФ в случае направления в служебную командировку работодатель обязан возместить работнику:

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются нормативными правовыми актами органов государственной власти субъектов РФ.

Если в нормативном акте субъекта РФ расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте закреплены в перечне иных расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, возмещение таких расходов отражается по КВР 112 и подстатье 212 КОСГУ (приложение 5 к указаниям, утв. приказом Минфина от 01.07.2013 № 65н, далее – Указания № 65н). Разъяснения даны в п. 2.3 письма Минфина России от 10.08.2017 № 02-05-11/52212.

В письме Минфина России от 15.07.2016 № 01-05-10/41796 допускается принятие ГСМ к учету на основании авансового отчета командированного работника и прилагающихся к нему документов:

Дебет КРБ 1 106 34 340 Кредит КРБ 1 208 12 660 – приняты к учету расходы на ГСМ для личного автомобиля, оплаченные сотрудником в командировке (п. 31 инструкции, утв. приказом Минфина от 06.12.2010 № 162н, далее – Инструкция № 162н);

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 106 34 340 – приняты к учету ГСМ, приобретенные в командировке (п. 23 Инструкции № 162н).

Отметим, что компенсационный характер выплаты иных расходов согласно ст. 168 ТК РФ не предусматривает необходимости постановки на учет ГСМ в качестве нефинансовых активов.

Если в нормативном акте субъекта РФ расходы на ГСМ при направлении в командировку на личном или служебном транспорте не включены в перечень расходов, произведенных работником с разрешения или ведома работодателя, то возмещение этих расходов отражается как закупка товаров (работ, услуг) по КВР 244 и статье 340 КОСГУ. ГСМ, приобретенные в командировке, необходимо оприходовать. К авансовому отчету сотрудник должен приложить служебную записку и подтверждающие документы: путевой лист, квитанции, чеки (п. 7 положения, утв. постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749).

Таким образом, если расходы на ГСМ не предусмотрены в нормативном акте, поступление ГСМ необходимо отразить следующей бухгалтерской записью:

Дебет КРБ 1 105 33 340 Кредит КРБ 1 208 34 660 – приняты к учету ГСМ, оплаченные сотрудником в командировке (п. 84 Инструкции № 162н).

Сумма расходов подотчетного лица отражается согласно утвержденному руководителем учреждения (уполномоченным лицом) авансовому отчету (ф. 0504505) и прилагаемым к нему документам, подтверждающим расходы (п. 216 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н).

Существует еще один вариант оформления операции – возместить сотруднику стоимость ГСМ в качестве компенсации за пользование личным имуществом согласно ст. 188 ТК РФ. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора. Указаниями № 65н прямо установлено, что выплата компенсации за использование личного транспорта для служебных целей отражается по КВР 112 и подстатье 212 КОСГУ. Возмещение затрат работника на приобретение ГСМ отражается аналогичным образом, поскольку они произведены в рамках трудовых отношений и не являются закупкой материалов. В таком случае компенсация расходов на приобретение ГСМ отражается записью:

Дебет КРБ 1 401 20 212 Кредит КРБ 1 208 12 660 – отражена компенсация затрат на приобретение ГСМ (п. 84 Инструкции № 162н).

Смотрите также