Какими документами оформить модернизацию основных средств?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Какими документами оформить модернизацию основных средств?

Дата публикации 24.08.2020

Вопрос аудитору

С каких документов начинать оформление модернизации основных средств (например с издания приказа о модернизации, создания комиссии по модернизации) или достаточно акта о модернизации по установленной форме?

Нормативными правовыми актами не закреплен конкретный порядок документального оформления модернизации основных средств. Следовательно, такой порядок учреждению необходимо разработать самостоятельно, учитывая особенности документооборота, и закрепить в учетной политике.

При формировании первичных документов организации бюджетной сферы руководствуются методическими указаниями, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Методические указания). Для принятия к учету законченных работ по модернизации объектов нефинансовых активов предназначен акт о приеме-сдаче отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0504103). Сведения о модернизации вносятся в инвентарную карточку учета объекта нефинансовых активов (ф. 0504031).

Аналитический учет затрат по модернизации ведется в многографной карточке (ф. 0504054) в разрезе видов (кодов) затрат по конкретному объекту нефинансовых активов (п. 128 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее - Инструкция № 157н).

В рамках модернизации учреждение может приобретать материальные запасы. Их поступление отражается на основании первичных учетных документов, оформленных контрагентом (поставщиком):

Передача материальных запасов подрядчику для проведения модернизации или списание материалов при выполнении таких работ собственными силами отражается на основании:

Если модернизация выполняется на основании договора подряда, после исполнения заказа подрядчик обязан представить учреждению отчет о расходовании материалов (п. 1 ст. 713 ГК РФ). Помимо отчета составляется также акт приема-передачи выполненных работ с указанием их перечня и стоимости (ст. 720 ГК РФ). Унифицированные формы отчета и акта не утверждены законодательно, поэтому они могут быть разработаны учреждением самостоятельно с учетом ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ, п. 25 федерального стандарта "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н.

Кроме перечисленных документов учетной политикой учреждения может быть предусмотрено, что модернизация основного средства проводится по распоряжению руководителя на основании заявки (служебной записки) лица, ответственного за эксплуатацию основного средства.

Также может быть установлено, что в случае если расходы на модернизацию превышают определенную сумму, для согласования проведения таких работ необходимо техническое обоснование (смета, расчет или иной аналогичный документ).

Модернизация объекта нефинансовых активов может привести к изменению его первоначальной (балансовой) стоимости при условии улучшения первоначально принятых нормативных показателей функционирования объекта (срока полезного использования, мощности, качества применения и т.п.) по результатам работ. Это установлено п. 27 Инструкции № 157н, п. 19 федерального стандарта "Основные средства", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 257н.

Поскольку Инструкция № 157н не разъясняет, что такое "улучшение первоначально принятых нормативных показателей", окончательное решение о признании работ по модернизации в качестве улучшения принимает комиссия учреждения по поступлению и выбытию активов (п. 34 Инструкции № 157н). Отсюда вытекает необходимость в сборе комиссии учреждения и оформлении еще одного документа-основания для принятия к учету работ по модернизации - решения комиссии.