Нужно ли применять онлайн-кассы при возмещении работником стоимости трудовой книжки?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: Работник бюджетного учреждения внес в кассу деньги за выданную ему трудовую книжку. Является ли возмещение расходов на приобретение трудовых книжек реализацией товаров, подпадающей под сферу применения ККТ? Нужно ли в этом случае применять онлайн-кассы?

Ответ от 24.07.2017

Учет бланков трудовых книжек и вкладышей к ним должен вестись в соответствии с Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (далее – Правила № 225).

В силу п. 47 Правил № 225 с работника, которому оформляется трудовая книжка (вкладыш), должна взиматься плата. Ее размер определяется стоимостью приобретения книжки. Исключения предусмотрены для следующих случаев:

В таких случаях стоимость бланка трудовой книжки оплачивает работодатель.

В соответствии со ст. 1.1, п. 1 ст. 1.2 Федерального закона от 22.05.2003 № 54-ФЗ контрольно-кассовая техника (далее – ККТ) в обязательном порядке применяется организациями и ИП при приеме или выплате денежных средств за реализуемые товары (работы, услуги) с использованием наличных и электронных средств платежа.

Возмещение работниками стоимости трудовых книжек (вкладышей к ним) рассматривается как их реализация (письмо Минфина России от 19.05.2017 № 03-03-06/1/30818). Следовательно, операция должна осуществляться с применением ККТ. Наиболее безопасным представляется применение онлайн-кассы при расчетах с работниками за трудовые книжки. Иную точку зрения с большой долей вероятности придется отстаивать в суде.

В качестве альтернативного варианта при отсутствии онлайн-кассы в бюджетном учреждении можно предложить удержание стоимости трудовой книжки из заработной платы работника.

При этом важно помнить, что согласно ст. 137 ТК РФ удержания из заработной платы работника производятся только в случаях, предусмотренных трудовым законодательством и иными федеральными законами. Наличие заявления сотрудника не всегда рассматривается судами в качестве достаточного основания для соответствующих действий работодателя (см. апелляционное определение СК по гражданским делам Верховного Суда Республики Коми от 11.09.2014 по делу № 33-4498/2014).

В то же время существует точка зрения, согласно которой заявление с просьбой удержать определенную сумму из заработной платы является собственным волеизъявлением сотрудника, к которому не применяются положения ст. 137, 138 ТК РФ (письмо Роструда от 26.09.2012 № ПГ/7156-6-1). Поэтому удержание из заработной платы сотрудника сопряжено с определенными рисками и возникновением судебных разбирательств.

Для учета расчетов по суммам доходов бюджетными учреждениями применяются счета 205 00, 209 00 (пп. 197, 220 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н). Доходы, связанные с осуществлением уставных (основных) видов деятельности учреждения, отражаются на счете 205 00 "Расчеты по доходам". Если доходы возникают по разовым операциям (как в случае с реализацией трудовой книжки), используется счет 209 00 "Расчеты по ущербу и иным доходам". Операции по реализации имущества относятся к приносящей доход деятельности бюджетного учреждения.

В соответствии с Указаниями, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, поступление сумм возмещения за выданные трудовые книжки отражается по статье 130 "Доходы от оказания платных услуг (работ)" КОСГУ.

В бухгалтерском учете бюджетного учреждения операции по удержанию стоимости трудовой книжки из заработной платы могут быть оформлены следующими корреспонденциями счетов:

Дебет 2 209 30 560 Кредит 2 401 10 130 – начислен доход в сумме возмещения стоимости трудовой книжки (вкладыша) (п. 109 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, далее – Инструкция № 174н);

Дебет 2 304 03 830 Кредит 2 209 30 660 – удержана из заработной платы стоимость трудовой книжки (п. 110 Инструкции № 174н).

По вопросу обложения выдачи трудовой книжки сотруднику НДС рекомендуем ознакомиться с материалом справочника Налог на добавленную стоимость.

 

 

Как задать вопрос