Может ли централизованная бухгалтерия приложить к первичному документу бухгалтерскую справку с недостающими проводками и суммами?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Может ли централизованная бухгалтерия приложить к первичному документу бухгалтерскую справку с недостающими проводками и суммами?

Дата публикации 20.01.2021

Вопрос аудитору

В централизованную бухгалтерию от учреждений часто поступают первичные документы по внутреннему перемещению и списанию материальных ценностей (накладные-требования, ведомости и др.), созданные материально ответственными лицами и заполненные частично. В этих документах бухгалтеру приходится заполнять вручную цены, суммы, проводки, что занимает много времени.

Будет ли нарушением, если бухгалтер, проведя первичный документ в 1С, распечатает и приложит к представленному документу бухгалтерскую справку, где есть все недостающие сведения, корреспонденции и суммы? К электронному документообороту учреждения не готовы. Поскольку централизованная бухгалтерия обслуживает учреждения здравоохранения, в сегодняшнее напряженное для медицины время заблаговременная заявка учреждения на подготовку бухгалтером централизованной бухгалтерии документов не всегда возможна.

Из вопроса следует, что учреждения применяют унифицированные формы первичных учетных документов на бумажном носителе. Лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни, находятся в учреждениях здравоохранения и затем представляют первичные учетные документы в централизованную бухгалтерию.

Каждый факт хозяйственной жизни оформляется первичным учетным документом (ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Первичные учетные документы принимаются к бухгалтерскому учету, если они составлены по унифицированным формам, а документы, формы которых не унифицированы, должны содержать обязательные реквизиты (п. 25 федерального стандарта "Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н, далее - СГС "Концептуальные основы").

Унифицированные формы первичных учетных документов для учреждений утверждены приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Приказ № 52н). Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, ответственные за оформление факта хозяйственной жизни и (или) подписавшие эти документы (п. 24 СГС "Концептуальные основы"). Первичный учетный документ принимается к бухгалтерскому учету при условии отражения в нем всех реквизитов (п. 26 СГС "Концептуальные основы").

В рассматриваемой ситуации в первичных учетных документах (накладных ф. 0504102, актах о списании объектов нефинансовых активов ф. 0504104, актах о списании мягкого и хозяйственного инвентаря ф. 0504143, требованиях-накладных ф. 0504204, ведомостях выдачи материальных ценностей на нужды учреждения ф. 0504210 и др.) не заполнены некоторые реквизиты:

В соответствии с Приказом № 52н бухгалтерская справка (ф. 0504833) оформляется как документ для отражения записей на основании первичного учетного документа в случаях:

Рассматриваемая ситуация подпадает под второй случай, т.е. централизованная бухгалтерия может оформлять дополнительно к представленным первичным документам бухгалтерские справки (ф. 0504833) в целях отражения в учете фактов хозяйственной жизни.