Обязательно ли заполнять в путевом листе данные о маршруте следования автомобиля?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: Обязательно ли бюджетному учреждению заполнять на обратной стороне путевого листа сведения о маршруте следования автомобиля (пунктах назначения в течение срока действия путевого листа)?

Ответ от 02.10.2018:

При документальном оформлении хозяйственных операций учреждения госсектора руководствуются приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее – Приказ № 52н). В приложении 1 к Приказу № 52н путевые листы для транспортных средств не перечислены в числе применяемых форм.

С вступлением в силу с 1 января 2013 г. Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) формы первичных учетных документов из альбомов унифицированных форм применять необязательно (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Согласно ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ экономический субъект самостоятельно решает вопрос о документальном оформлении фактов хозяйственной жизни. При этом каждый документ должен содержать все обязательные реквизиты, установленные ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Таким образом, учреждение вправе утвердить в учетной политике формы путевых листов и порядок их заполнения. Можно использовать унифицированные формы, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, или разработать свои, соблюдая требования ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.

Обязательные реквизиты и порядок заполнения путевых листов утверждены приказом Минтранса России от 18.09.2008 № 152 (далее – Приказ № 152). Документ разработан для автотранспортных организаций. Другим организациям, не являющимся автотранспортными, целесообразно учесть требования Приказа № 152 при разработке и заполнении своих форм документов. Проверяющие при проведении контрольных мероприятий в первую очередь будут руководствоваться существующими нормативными актами.

Среди обязательных реквизитов путевого листа, утв. Приказом № 152, – сведения о транспортном средстве. Они включают, в частности:

Маршрут следования автомобиля (оборотная сторона унифицированной формы) не является обязательным реквизитом путевого листа. Законодательство не требует заполнять данные о пунктах назначения автомобиля. К такому выводу пришли судьи в постановлении ФАС Поволжского округа от 05.03.2013 № А55-19369/2012.

В то же время отсутствие маршрута следования автомобиля в путевом листе может послужить поводом для претензий проверяющих. По их мнению, путевой лист, заполненный подобным образом, не подтверждает использование сотрудником автомобиля в служебных целях, а также расходы на приобретение ГСМ. Есть и судебные решения, в которых выражена аналогичная точка зрения (определение ВАС РФ от 30.08.2013 № ВАС-11880/13, постановление Седьмого ААС от 25.01.2016 № 07АП-12336/15, решение Арбитражного суда г. Москвы от 14.02.2018 № А40-76951/2017). Поэтому для обоснования расходов целесообразно указывать в путевом листе маршрут следования, включающий все пункты назначения, а не просто делать запись "поездки по городу" (письмо Минфина России от 03.10.2012 № 02-06-10/4066).

Для подтверждения расходов учреждение вправе применять иные документы, например, фиксирующие показатели приборов учета и контроля за перемещением транспортных средств с использованием системы спутниковой навигации ГЛОНАС, иных систем, которые позволяют достоверно определить пройденный автотранспортным средством путь (письмо Минфина России от 16.06.2011 № 03-03-06/1/354).

 

Как задать вопрос