На каком счете учитывать сумму аванса, которую сотрудник не вернул при увольнении?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

На каком счете учитывать сумму аванса, которую сотрудник не вернул при увольнении?

Дата публикации 15.10.2020

Вопрос аудитору

За сотрудником числится задолженность по авиабилетам для проезда в отпуск и обратно (счет 208.14, КВР 112). Билеты были приобретены бюджетным учреждением-работодателем. Проездом сотрудник не воспользовался в связи с увольнением, аванс не вернул. Заработная плата выплачена при увольнении в полном размере, без учета задолженности за проезд, т.к. у расчетчика не было информации о сумме долга. Какой счет, КВР и КОСГУ использовать для дальнейшего учета этой суммы?

Задолженность в сумме требований по компенсации затрат бюджетного учреждения к получателям подотчетных сумм по предварительным оплатам, не возвращенным контрагентом в случае расторжения договора, начисляется по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 209 30 (п. 109 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н).

Доходы от компенсации затрат относятся на подстатью 134 КОСГУ (п. 9.3.4 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н, далее - Порядок № 209н). Соответственно, дебиторская задолженность бывшего сотрудника должна быть перенесена со счета 208 00 на счет 209 34.

Выбор разрядов 15 - 17 номера счета 209 34 зависит от периода, в котором были расчеты. Для учета задолженности текущего года применяется счет 209 34, содержащий в разрядах 15 - 17 код вида расходов. В рассматриваемом случае учреждение отражало расходы по КВР 112. Соответственно, если ситуация имела место в текущем году, в разрядах 15 - 17 номера счета 209 34 указывается элемент вида расходов 112.

Не исполненная на конец финансового года задолженность текущего года переносится последним рабочим днем со счета 209 34, содержащего в разрядах 15 - 17 код вида расходов, на счет 209 34, содержащий в разрядах 15 - 17 код аналитической группы вида источников финансирования дефицитов бюджетов 510.

Перенести дебиторскую задолженность уволенного сотрудника по подотчетным суммам со счета 208 00 сразу на счет КИФ 209 34, минуя счет КВР 209 34, следует, если:

Увеличение дебиторской задолженности относится на соответствующие подстатьи статьи 560 КОСГУ в зависимости от типа контрагента (п. 13.6 Порядка № 209н). В рассматриваемой ситуации дебиторская задолженность начисляется в отношении физического лица. Следовательно, в разрядах 24 - 26 номера счета 209 34 должна быть указана подстатья 567 "Увеличение прочей дебиторской задолженности по расчетам с физическими лицами" КОСГУ (п. 13.6.7 Порядка № 209н).