Как учитывать обязательные экземпляры изданий, которые предусмотрены Законом № 77-ФЗ?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как учитывать обязательные экземпляры изданий, которые предусмотрены Законом № 77-ФЗ?

Дата публикации 15.05.2020

Вопрос аудитору

Казенное учреждение по плану мероприятий празднования 75-летия Победы заказало в издательстве книги, которые впоследствии переданы в качестве подарков ветеранам. В соответствии с Федеральным законом от 29.12.1994 № 77-ФЗ производители документов обязаны безвозмездно передать некоторое количество экземпляров в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных законом. Как приходуются подарочные книги (все или за исключением переданных обязательных экземпляров)?

Подарочная продукция, которая не предназначена для дальнейшей перепродажи, приобретается (изготавливается) по подстатье 349 "Увеличение стоимости прочих материальных запасов однократного применения" КОСГУ (п. 11.4.8 порядка, утв. приказом Минфина России от 29.11.2017 № 209н). Использование этой подстатьи предполагает учет продукции в составе материальных запасов на счете 0 105 36 349 (п. 5 разд. 2 методических рекомендаций, доведенных письмом Минфина России от 01.08.2019 № 02-07-07/58075, далее - Методические рекомендации). Разъяснения также даны в письмах Минфина России от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864.

Согласно п. 345 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, материальные ценности для награждения (дарения), в т.ч. подарки, учитываются на забалансовом счете 07 "Награды, призы, кубки и ценные подарки, сувениры".

Общий порядок применения забалансового счета 07 во взаимосвязи с балансовым счетом 105 36 разъяснен в письмах Минфина России от 26.04.2019 № 02-07-07/31230, от 14.03.2019 № 02-06-10/16864 и п. 5 раздела 2 Методических рекомендаций.

С момента выдачи ценных подарков из мест хранения работнику учреждения, ответственному за их вручение, материальные ценности отражаются на забалансовом счете 07 до момента их передачи (вручения). По факту документального подтверждения выдачи ценных подарков их стоимость относится на расходы текущего финансового периода (дебет счета 0 401 20 272).

Обязательный экземпляр документов - экземпляры различных видов тиражированных документов и экземпляры печатных изданий в электронной форме, которые производители должны безвозмездно передать в соответствующие организации в порядке и количестве, установленных Федеральным законом от 29.12.1994 № 77-ФЗ (далее - Закон № 77-ФЗ). При этом затраты на издание обязательных экземпляров закладываются в стоимость основного тиража (п. 1 ст. 6 Закона № 77-ФЗ).

Получатели обязательных экземпляров на федеральном уровне перечислены в Законе № 77-ФЗ. На региональном уровне получатели утверждаются органами власти субъекта РФ (п. 2 ст. 17 Закона № 77-ФЗ).

Производители доставляют обязательные экземпляры непосредственно получателям в соответствии с установленным порядком. Например, рассылка обязательного экземпляра в Российскую книжную палату осуществляется в соответствии с инструкцией, утв. приказом Комитета России по печати от 20.10.1995 № 129. На каждое отправляемое издание составляется сопроводительная накладная (п. 8 Инструкции № 129).

Издательство отгружает получателям обязательные экземпляры по отдельным накладным. Такая рассылка у получателей отражается как безвозмездное поступление (см. также письмо Минфина России от 20.07.2012 № 03-03-10/80).

Из вопроса неясно, является ли казенное учреждение получателем обязательного экземпляра. Если учреждение не наделено правами получателя обязательных экземпляров, то при поступлении книг от издательства оно должно получить накладную только на основной тираж. Соответственно, обязательные экземпляры не могут быть приняты к учету. Если информация о них и об их стоимости указана отдельно от основного тиража, то стоимость обязательных экземпляров следует распределить между основным тиражом.

Если учреждение является получателем обязательных экземпляров, то вместе с накладной на основной тираж оно должно получить накладную на обязательные экземпляры. Они учитываются как безвозмездно полученные.