Как списывать канцтовары в соответствии с СГС "Запасы"?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как списывать канцтовары в соответствии с СГС "Запасы"?

Дата публикации 11.06.2020

Вопрос аудитору

ТМЦ (канцтовары) числятся за главным специалистом отдела хозяйственного обеспечения. При выдаче канцтоваров ответственное лицо (ОЛ) оформляет ведомость выдачи. Является ли эта ведомость первичным документом для списания либо ОЛ должно вместе с ведомостью оформить акт выдачи?

В каком порядке списывать канцтовары после вступления в силу "СГС Запасы"? При выдаче ТМЦ начальнику какого-либо отдела вначале оформить внутреннее перемещение с ОЛ на начальника отдела и уже с него списать канцтовары? Либо можно списать канцтовары сразу с ОЛ без внутреннего перемещения?

Следует ли в первый рабочий день года проводить инвентаризацию ТМЦ для выявления канцтоваров, выданных в прошлом году и не использованных на начало текущего года?

С 01.01.2020 учреждения бюджетной сферы при списании материальных запасов руководствуются федеральным стандартом, утв. приказом Минфина России от 07.12.2018 № 256н (далее - СГС "Запасы").

Одним из случаев выбытия запасов в п. 34 СГС "Запасы" названо их потребление (использование) в деятельности учреждения (в т.ч. при изготовлении иных нефинансовых активов, отчуждении готовой продукции, биологической продукции). Это положение стандарта не означает, что канцелярские принадлежности (бумагу, ручки, карандаши и др.) можно списать со счета 105 00, только когда они выйдут из строя или будут фактически использованы, а до этого момента нужно оформлять операцию как внутреннее перемещение между ОЛ и сотрудником.

Учреждение вправе выбрать, когда оно будет списывать материалы - сразу при выдаче в подразделение или по факту их действительного расхода, иными словами, в какой момент оно передает все существенные операционные риски и выгоды, связанные с распоряжением объектом (подп. "а", "б" п. 35 СГС "Запасы"). Поскольку потребление каждого предмета канцелярских принадлежностей отслеживать трудоемко, моментом их использования, как правило, считается выдача сотруднику или в подразделение.

Учреждения формируют первичные документы в соответствии с методическими указаниями, утв. приказом Минфина России от 30.03.2015 № 52н (далее - Методические указания).

Основанием для выбытия материальных запасов со счетов бухгалтерского учета является акт (ф. 0504230), оформленный комиссией по поступлению и выбытию активов и утвержденный руководителем учреждения. В качестве основания для отражения в учете выбытия материальных запасов также может быть использована ведомость выдачи материальных ценностей на нужды учреждения (ф. 0504210).

Действующие нормативные правовые акты не содержат обязанности при списании материальных запасов оформлять обе формы документов одновременно. Соответственно, учреждение может оформить одну из указанных форм первичных документов. Целесообразно разграничить сферу применения акта (ф. 0504230) и ведомости (ф. 0504210) и закрепить это в рамках учетной политики.

Если материальные ценности списываются в момент использования, может применяться ведомость (ф. 0504210). Если после выдачи в использование материальные ценности продолжают числиться на балансе, их выбытие впоследствии может оформляться актом (ф. 0504230).

Поскольку акт (ф. 0504230) оформляется комиссией учреждения, полагаем, для списания канцтоваров целесообразно использовать ведомость (ф. 0504210). Сбор комиссии в данном случае, на наш взгляд, является трудозатратным и неэффективным. Выдача канцтоваров начальнику какого-либо структурного подразделения может быть оформлена ведомостью (ф. 0504210). На основании этого документа канцтовары списываются с балансового учета. Детальный порядок следует определить самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Таким образом, на основании ведомости (ф. 0504210) подтверждается факт перемещения канцтоваров внутри учреждения и списывается их стоимость.

Случаи обязательного проведения инвентаризации перечислены в п. 81 СГС "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н. Проведение инвентаризации в целях выявления запасов, выданных в прошлом году и не использованных на начало текущего года, в этом перечне не поименовано. Указание на необходимость проведения такой инвентаризации не содержится и в иных законодательных актах в области бухгалтерского (бюджетного) учета. Следовательно, необходимость проведения инвентаризации материальных запасов в первый рабочий день года устанавливается учреждением самостоятельно.