Как учесть продление лицензии на использование программного обеспечения?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как учесть продление лицензии на использование программного обеспечения?

Дата публикации 10.12.2019

Вопрос аудитору

Учреждение заключило договор о продлении лицензии на использование антивирусного программного обеспечения "Касперский", оплата прошла по подстатье 226 КОСГУ. Нужно ли учитывать эту лицензию на забалансовом счете?

В соответствии с пп. 66, 333 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н), в течение всего срока действия лицензии нематериальные активы, полученные учреждением (лицензиатом) в пользование, учитываются на забалансовом счете 01. Стоимость определяется исходя из размера вознаграждения в договоре. Разъяснения даны в письмах Минфина России от 02.10.2013 № 02-06-10/40915, от 29.08.2013 № 02-06-10/35603. Следовательно, права пользования антивирусным программным обеспечением также учитываются на забалансовом счете 01.

Выбытие программного обеспечения с забалансового учета отражается датой истечения срока пользования по договору (п. 1.1.10 письма Минфина России и Федерального казначейства от 02.02.2017 №№ 02-07-07/5669, 07-04-05/02-120).

Поступление и выбытие прав пользования программным обеспечением может оформляться бухгалтерской справкой (ф. 0504833).

В рассматриваемой ситуации речь идет не о приобретении лицензии, а о продлении срока ее действия. Продление необходимо, если у учреждения есть легально приобретенная лицензия на программное обеспечение и ее срок истекает или уже истек. При продлении требуется подтверждение, что учреждение - пользователь программы. Таким подтверждением может служить копия лицензионного соглашения (в случае покупки коробочной версии программы), ключевой файл или серийный номер текущей лицензии.

Исходя из этого, полагаем, что на забалансовом счете 01 должна быть учтена непосредственно сама лицензия и отдельно стоимость продления лицензии в соответствии со сроком пользования на основании соглашения. После истечения срока, установленного в соглашении, эта сумма списывается со счета 01. Иными словами, каждый новый договор целесообразно отдельно учитывать на счете 01 на условиях, которые в нем оговорены.

В соответствии с п. 302 Инструкции № 157н для учета сумм расходов, начисленных учреждением в отчетном периоде, но относящихся к будущим отчетным периодам, предназначен счет 401 50 "Расходы будущих периодов". К таким расходам относятся и расходы на приобретение неисключительного права пользования нематериальными активами в течение нескольких отчетных периодов. Рассматриваемые расходы равномерно относятся на финансовый результат текущего финансового года (себестоимость готовой продукции, работ, услуг) в течение срока пользования программными продуктами, доступом к сайтам.

Таким образом, если срок действия договора о продлении лицензии на использование антивирусного программного обеспечения более 12 мес. или переходит на два финансовых года, расходы списываются равномерно с применением счета 401 50.