Как вести учет ГСМ, если накладная за приобретенное топливо выставляется в конце месяца?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Как вести учет ГСМ, если накладная за приобретенное топливо выставляется в конце месяца?

Дата публикации 10.09.2019

Вопрос аудитору

Бюджетное учреждение заключило договор, по которому в течение месяца сотрудник приобретает на АЗС топливо по ведомости (внутренний документ). В конце месяца поставщик выставляет счет и накладную по фактически приобретенному топливу и учреждение его оплачивает. Как вести учет ГСМ, если накладная оформлена одной датой, а топливо приобретается практически каждый день?

Пунктом 16 СГС "Концептуальные основы", утв. приказом Минфина России от 31.12.2016 № 256н (далее - СГС "Концептуальные основы"), п. 3 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее - Инструкция № 157н), установлено допущение временной определенности фактов хозяйственной жизни для целей бухгалтерского учета. Объекты признаются в учете в том отчетном периоде, в котором имели место факты хозяйственной жизни, приведшие к возникновению и (или) изменению активов, обязательств, доходов и (или) расходов, иных объектов учета (вне зависимости от поступления или выбытия денежных средств).

Материальные запасы принимаются к учету на основании первичных (сводных) учетных документов, подтверждающих исполнение поставщиком (подрядчиком, исполнителем) условий договора по передаче (изготовлению) материальных ценностей (п. 33 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, далее - Инструкция № 174н).

В рассматриваемой ситуации поставщик обобщает данные об отпущенном топливе за определенный период времени (месяц) и оформляет единую товарную накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.). Отражение в учете поступления топлива на основании сводных документов, оформляемых поставщиком (т.е. по итогам месяца), влечет необходимость в списании топлива не чаще одного раза в месяц на основании представленных документов.

Чтобы оперативно принимать к учету полученное топливо, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, подтверждающих получение нефтепродуктов. Топливо может приходоваться на основании документов, выдаваемых водителям (ответственным лицам) на АЗС при заправке автомобиля (чеков ККТ). В свою очередь, сводные документы об отпуске топлива, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Такой способ организации учета топлива, на наш взгляд, обеспечит выполнение требования п. 18 СГС "Концептуальные основы" о формировании достоверной информации о деятельности учреждения и его имущественном положении. Его целесообразно применять, если данные чеков ККТ не расходятся со счетом и накладной поставщика по окончании месяца (например, не предоставляются скидки в зависимости от выбранного количества топлива) и если учреждению не нужно принимать НДС к вычету. Дело в том, что НДС к вычету можно принять только на основании выставленного счета-фактуры (п. 1 ст. 169 НК РФ), поэтому нецелесообразно раньше отражать ГСМ в учете.

Соответственно, в бухгалтерском учете учреждения будут отражены следующие записи:

Дебет КРБ Х 105 33 343 Кредит КРБ Х 302 34 73Х - принято к учету топливо на основании чека ККТ (п. 34 Инструкции № 174н);

Дебет КРБ Х 109 ХХ 272 (Х 401 20 272) Кредит КРБ Х 105 33 443 - списано топливо по данным путевого листа (п. 37 Инструкции № 174н).

Решение об отражении в учете хозяйственных операций на основании сводных учетных документов, составляемых на основании первичных документов, также не противоречит требованиям законодательства. В такой ситуации топливо списывается в расход на основании сводных данных путевых листов за месяц.