Какой датой принимать к учету материалы, приобретенные через подотчетное лицо?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Какой датой принимать к учету материалы, приобретенные через подотчетное лицо?

Дата публикации 16.02.2021

Вопрос аудитору

Какой датой принять к учету материальные запасы, приобретенные через подотчетное лицо - датой авансового отчета или датой первичного документа (накладной)?

В соответствии с п. 212 инструкции, утв. приказом Минфина России № 157н (далее – Инструкция № 157н), для учета расчетов с подотчетными лицами по суммам денежных средств и (или) денежных документов, выдаваемых учреждением, предназначен счет 208 ХХ.

 Расходы подотчетного лица отражаются на счетах учета расчетов с подотчетными лицами согласно авансовому отчету, утвержденному руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом), и прилагаемым к нему документам, подтверждающим расходы (п. 216 Инструкции № 157н). Датой принятия к учету материальных запасов, приобретенных через подотчетное лицо, будет дата утверждения авансового отчета (ф. 0504505). Такой порядок исключает принятие к учету материалов, приобретение которых не согласовано с руководителем.

Возможны случаи, когда дата фактического приобретения (поступления в учреждение) материальных ценностей не совпадает с датой утверждения руководителем авансового отчета. Во избежание претензий контролирующих органов, связанных с нарушением сроков принятия к учету нефинансовых активов, учреждению целесообразно разработать порядок принятия к учету таких активов и закрепить его в учетной политике. Например, установить сроки представления на проверку авансового отчета в день приобретения материальных ценностей.

Если приобретенные материалы переданы подотчетным лицом на склад учреждения, а авансовый отчет еще не утвержден, по согласованию с органом, принимающим отчетность, может быть введен дополнительный забалансовый счет (п. 1 Инструкции № 157н). Для этих целей можно использовать забалансовый счет 02 (п. 335 Инструкции № 157н). Порядок контроля за таким имуществом необходимо предусмотреть в учетной политике.