Как государственному учреждению учитывать основные средства, принадлежащие сотрудникам?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: В государственном учреждении используются основные средства, принадлежащие сотрудникам. В каком порядке их следует учитывать?

Ответ от 09.07.2013:

На основании ст. 188 ТК РФ при использовании работником с согласия или ведома работодателя и в его интересах личного имущества работнику выплачивается компенсация за использование, износ (амортизацию) инструмента, личного транспорта, оборудования и других технических средств и материалов, принадлежащих работнику, а также возмещаются расходы, связанные с их использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора, выраженным в письменной форме. Таким образом, при использовании личных вещей сотрудников с ними могут быть оформлены соответствующие договоры, в которых может быть прописано, например, что возмещение расходов не предусмотрено.

Однако личные вещи могут использоваться и не в интересах работодателя, например, какие-то бытовые электроприборы (радиаторы, чайники и т.п.). В этом случае ст. 188 ТК РФ не применяется, и с работника достаточно заявления на имя работодателя.

Пунктом 6 Инструкции № 157н установлено, что учреждение в целях организации бухгалтерского учета, руководствуясь законодательством РФ о бухгалтерском учете, нормативными актами органов, регулирующими бухгалтерский учет, настоящей Инструкцией, формирует свою учетную политику, исходя из особенностей своей структуры, отраслевых и иных особенностей деятельности и выполняемых в соответствии с законодательством РФ полномочий.

Таким образом, учреждение вправе самостоятельно решить вопрос о необходимости и формах учета личного имущества, находящегося в учреждении. Однако в целях обеспечения сохранности данного имущества и во избежание нахождения неучтенных объектов основных средств (например, при проведении инвентаризации или ревизии) рекомендуем вести забалансовый учет имущества, принадлежащего работникам и находящегося в учреждении. Логично забалансовый учет вести в отношении имущества, используемого в интересах работодателя (например, компьютерная техника и т.п.).

Материальные ценности, находящиеся у учреждения, но не закрепленные за ним на праве оперативного управления, рекомендуем учитывать на забалансовых счетах в соответствии с абз. 1 п. 332 Инструкции № 157н. Например, на забалансовом счете 01 "Имущество, полученное в пользование" учитываются объекты движимого и недвижимого имущества, в частности, основные средства, полученные казенным учреждением в пользование (п. 333 Инструкции № 157н, п. 152 Инструкции № 162н). Объекты имущества, полученные от собственника, учитываются на забалансовом счете на основании акта приема-передачи (иного документа, подтверждающего получение имущества и права его пользования) по стоимости, указанной передающей стороной (собственником). Напомним, что Инструкция № 157н допускает ведение в учреждении других забалансовых счетов для сбора информации. Таким образом, личное имущество работников, необходимое для осуществления деятельности учреждения, может учитываться обособленно на отдельном счете для формирования информации о его наличии и движении.

Как задать вопрос