Как отразить в учете казенного учреждения поступление ГСМ от подотчетного лица, если утерян кассовый чек?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: Казенное учреждение закупает талоны на бензин, затем приходует их в фондовую кассу учреждения. Водитель, которому был выдан в подотчет такой талон, заправил автомобиль, а чек утерял. Вместе с тем фактическая заправка топлива произошла, механик в путевых листах отражает поступление топлива и его списание. Как отразить этот факт хозяйственной жизни в учете? Отчитаться сотруднику за талон нечем (чек утерян), но и удержать из заработной платы сотрудника не за что - ГСМ есть в наличии.

Ответ от 05.08.2015:

Согласно п. 213 Инструкции № 157н (приложение № 2 к приказу Минфина России от 01.12.2010 № 157н) дебиторская задолженность подотчетных лиц отражается в сумме денежных средств, выданных ему по распоряжению руководителя учреждения на основании письменного заявления подотчетного лица, содержащего назначение аванса, расчет (обоснование) размера аванса и срок, на который он выдается, либо в сумме денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели:

Дебет счета 1.20834.560 - Кредит счета 1.20135.610 - задолженность подотчетного лица по приобретению материальных запасов с использованием денежных документов.

Согласно п. 216 Инструкции № 157н сумма произведенных подотчетным лицом расходов отражается на счетах расчетов с подотчетными лицами в соответствии с утвержденным руководителем учреждения (или уполномоченным им лицом) авансовым отчетом подотчетного лица и прилагаемых к нему документов, подтверждающих произведенные расходы.

Следовательно, если сотрудник не может документально подтвердить произведенные расходы, следует отразить в учете ущерб, причиненный сотрудником учреждению:

Дебет счета 1.20974.560 - Кредит счета 1.20834.660 - ущерб, причиненный материальным запасам учреждения сотрудником, может быть оформлено Справкой (ф.0504833) на основании распоряжения руководителя о взыскании с сотрудника причиненного ущерба.

Поскольку сотрудник заправил автомобиль моторным топливом, можно сделать вывод, что сотрудник погасил причиненный ущерб в натуральной форме.

Дебет счета 1.10533.340 - Кредит счета 1.40110.172 - оприходование моторного топлива, внесенного сотрудником в качестве возмещения ущерба в натуральной форме.

Согласно п. 22 Инструкции № 162н (приложение № 2 к приказу Минфина России от 06.12.2010 № 162н) форма первичного документа для такой операции не регламентирована. Может быть использован Приходный ордер (ф.0315003).

Дебет счета 1.40110.172 - Кредит счета 1.20974.660 - списание задолженности по возмещению ущерба в случае возмещения ущерба в натуральной форме,  может быть оформлено Справкой (ф.0504833)

 

Как задать вопрос