Как учитывать приобретение ГСМ по топливным картам?
Ответы по учету в учреждениях госсектора

Вопрос: Будет ли нарушением правил бухгалтерского (бюджетного) учета ведение учета топливных карт на счете 03 "Бланки строгой отчетности"? Некоторые эксперты предлагают учитывать топливные карты на забалансовом счете 27 "Материальные ценности, выданные в личное пользование работникам (сотрудникам)" или на специально созданном забалансовом счете. По их мнению, учет топливных карт на забалансовом счете 03 некорректен, поскольку карты не обладают признаками бланков строгой отчетности. Как правильно учитывать топливные карты и приобретение ГСМ по ним?

Ответ от 05.07.2016

Порядок бухгалтерского учета топливных карт в инструкциях по бухгалтерскому учету для учреждений госсектора не установлен. Следовательно, учреждение, исходя из экономического содержания операции, вправе разработать его самостоятельно и закрепить в учетной политике.

Согласно п. 1.7 Технических требований к электронным контрольно-кассовым машинам (ККМ) для осуществления денежных расчетов с населением в сфере торговли нефтепродуктами и газовым топливом (утв. решением Государственной межведомственной экспертной комиссии по контрольно-кассовым машинам, протокол № 14 от 10.11.1994) магнитные и чиповые карты являются эквивалентами заранее оплаченного определенного количества нефтепродуктов.

С этой точки зрения топливную карту можно было бы рассматривать как денежный документ аналогично талонам на ГСМ (п. 169 Инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Однако карта не имеет одного из основных признаков денежного документа – номинальной стоимости. Кроме того, карту можно пополнить и заблокировать, срок ее действия не ограничен, в то время как при предъявлении денежного документа обычно предоставляется товар (услуга) на всю его номинальную стоимость. Поэтому организовать достоверный учет топливных карт на счете 201 35 не представляется возможным.

Топливная карта содержит техническую информацию о видах топлива и установленных суточных лимитах (в литрах или рублях). Она не является средством расчета (платежа) за приобретаемое топливо. Суды отмечают, что топливные карты используются как средство строгой отчетности, позволяя их держателю получить от имени покупателя определенное количество нефтепродуктов (постановление АС Северо-Западного округа от 03.03.2016 № Ф07-2618/2016 по делу № А56-2768/2015, постановления ФАС Поволжского округа от 05.06.2008 № А12-987/08-С22, от 03.04.2008 № А12-16953/07-С22).

Если рассматривать карты исключительно как техническое средство для учета операций получения топлива (носитель информации), то для обеспечения их сохранности и контроля за выдачей наиболее оправдана организация учета карт на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности". Это не означает, что топливные карты являются бланками строгой отчетности. Учет карт и бланков должен вестись раздельно. Речь идет о том, что данный счет позволяет учесть всю необходимую информацию о картах с наименьшим количеством трудозатрат.

Учет на забалансовом счете 03 ведется в разрезе ответственных за их хранение и (или) выдачу лиц, мест хранения. Внутренние перемещения бланков строгой отчетности в учреждении отражаются по забалансовому счету на основании оправдательных первичных документов путем изменения ответственного лица и (или) места хранения.

Применительно к топливным картам имеет значение и тот факт, что учет на забалансовом счете 03 может вестись как в условной оценке (один бланк, один рубль), так и по стоимости приобретения бланков. Дело в том, что в зависимости от условий договора топливные карты могут передаваться как бесплатно, так и за плату.

Аналитический учет смарт-карт можно вести в разрезе каждой карты по номеру или закрепить каждую карту за автомобилем или за водителем. Списание карты с забалансового счета производится в случае ее утраты или расторжения договора с топливной компанией.

В письме Минфина России от 03.06.2008 № 02-14-10а/1611 также выражено мнение, что карты эмитентов, не являющихся кредитными организациями, которые предназначены для получения юридическими лицами (в т.ч. уполномоченными физическими лицами, держателями карт) предварительно оплаченных товаров, работ, услуг (карты ГСМ), необходимо учитывать на забалансовом счете 03 "Бланки строгой отчетности".

Следовательно, вводить специальный забалансовый счет для учета топливных карт нецелесообразно. Ведение учета ценностей на забалансовом счете 27 предполагает наличие у них балансовой стоимости (п. 385 Инструкции № 157н), которой в случае с топливными картами может и не быть.

Таким образом, организация учета топливных карт на забалансовом счете 03 представляется оптимальной. Главное – закрепить такой порядок в учетной политике. Тогда ни о каком нарушении методологии бухгалтерского учета не может быть и речи.

Как правило, поставщик обобщает данные о нефтепродуктах, отпущенных по топливным картам на автозаправочных станциях, за определенный период времени (месяц) и оформляет единую накладную (счет-фактуру, реестр операций и т.д.).

Чтобы оперативно принимать к учету полученные ГСМ, для водителей (ответственных лиц) в учреждении могут быть установлены более сжатые сроки для представления документов, которые подтверждают получение нефтепродуктов. В составе таких документов обязательно должны быть чеки ККТ электронного терминала. Сводные документы об отпуске нефтепродуктов, представленные поставщиками по окончании периода, могут служить для сверки с показателями бухгалтерского учета.

Стоимость топлива списывается в состав расходов на основании данных путевых листов.

В бухгалтерском учете бюджетного (автономного) учреждения приобретение ГСМ с использованием топливных карт можно отразить следующими записями (на примере деятельности в рамках выполнения задания):

№ п/п

Содержание операции

Документ-основание

Бухгалтерская запись

дебет счета

кредит счета

1

Перечислена предварительная оплата поставщику за топливные карты

Выписка из лицевого счета с приложенными документами

4 206 26 560

4 201 11 610

увеличение забалансового счета 18 (код 226 КОСГУ)

2

Перечислена предварительная оплата поставщику за топливо

Выписка из лицевого счета с приложенными документами

4 206 34 560

4 201 11 610

увеличение забалансового счета 18 (код 340 КОСГУ)

3

Учтены расходы по изготовлению топливных карт при их поступлении в учреждение

Акт приема-сдачи, накладная

4 109 ХХ 226

4 302 26 730

4

Зачтен аванс при расчетах за топливные карты

Акт приема-сдачи, накладная

4 302 26 830

4 206 26 660

5

Приняты к учету на забалансовый счет 03 топливные карты в условной оценке

Акт приема-сдачи, накладная

03

 

6

Выданы сотрудникам топливные карты

Акт приема-передачи

03

"Топливные карты у сотрудников"

03

"Топливные карты в кассе"

7

Принято к учету топливо, отпущенное по карте

Накладная, отчет водителя

4 105 33 340

4 302 34 730

8

Зачтена сумма предоплаты за топливо

Накладная, отчет водителя

4 302 34 830

4 206 34 660

9

Списано израсходованное топливо

Путевой лист

4 109 ХХ 272

4 105 03 440

 

 

Как задать вопрос