Путевой лист – это первичный документ для учета и контроля работы транспортного средства (далее – ТС) и водителя в организациях и у ИП, деятельность которых связана с автомобильным и городским наземным электрическим транспортом. Это следует из ст. 2 Федерального закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ (далее – Устав автомобильного транспорта) и ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ (далее – Закон № 402-ФЗ).
Утвержденной законом формы путевого листа нет, поэтому организации или ИП должны самостоятельно разработать эту форму, предусмотрев в ней обязательные реквизиты, перечисленные в приказе Минтранса России от 28.09.2022 № 390 (далее – Приказ № 390). Приказ № 390 регулирует заполнение путевых листов с 01.03.2023.
При разработке формы путевого листа за основу можно взять Типовую межотраслевую форму № 3, утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78, включив в нее обязательные реквизиты, о которых мы расскажем далее.
Электронный путевой лист
Путевой лист можно оформить как на бумаге, так и в форме электронного документа (п. 9 Приказа № 390). Формат электронного путевого листа утвержден приказом ФНС России от 17.02.2023 № ЕД-7-26/116. Решение об использовании электронного путевого листа и применяемый формат следует закрепить в учетной политике.
Чтобы формировать путевые листы в электронной форме, нужно заключить договор с оператором ЭДО (подробнее о подключении к сервису 1С-ЭДО читайте здесь). Сотрудникам, которые будут заверять электронный путевой лист своей подписью (водитель, медицинский работник, лицо, ответственное за технический контроль ТС и т. д.), следует оформить усиленную квалифицированную электронную подпись или неквалифицированную электронную подпись на портале Госуслуги.
Если оформляется электронный путевой лист, то при приеме груза для перевозки перевозчик или водитель ТС должен предъявить грузоотправителю для сверки либо сам электронный путевой лист (это делается путем направления грузоотправителю файла обмена путевыми листами через ЭДО), либо его бумажную копию (п. 15 Приказа № 390).
Порядок оформления путевого листа
Путевой лист оформляется собственником (владельцем) ТС на каждое ТС, которое передвигается по дорогам при перевозке пассажиров, багажа и грузов в городском, пригородном и междугороднем сообщениях. Под владельцем транспортного средства подразумевается лицо, владеющее транспортным средством на праве хозяйственного ведения, оперативного управления либо на основании договора лизинга. В случае, когда ТС находится в аренде по договору аренды ТС с экипажем, путевой лист оформляется арендодателем (п. 10 Приказа № 390). По договору аренды ТС без экипажа путевой лист оформляет арендатор.
Путевой лист оформляется уполномоченным работником организации или ИП либо самим предпринимателем и выдается водителю ТС в поездку до выпуска ТС на линию. Путевой лист можно оформить (п. 11 Приказа № 390):
- один - на один рейс, если длительность рейса превышает продолжительность рабочего дня (смены) водителя (водителей);
- несколько на бумажных носителях - на одно ТС раздельно на каждого водителя, в том числе на каждого последующего водителя после выпуска ТС на линию;
- один - на несколько рейсов, если в течение рабочего дня (смены) водитель ТС совершает один или несколько рейсов.
Если путевой лист оформляется в электронном виде, в сведения о водителе (водителях) транспортного средства, а также о марках, моделях прицепов (полуприцепов) и их регистрационных номерах можно вносить изменения.
Обязательные реквизиты путевого листа
Путевой лист должен содержать следующие обязательные реквизиты (п. п. 1-8 Приказа № 390).
Срок действия путевого листа
Указывается дата (число, месяц, год), в течение которой путевой лист может быть использован. Если путевой лист оформляется более чем на один календарный день, указываются даты начала и окончания срока использования путевого листа (п. 3 Приказа № 390).
Приказ № 390 не содержит указаний на максимальный срок действия путевого листа. По смыслу п. 3 Приказа № 390 путевой лист может быть оформлен как на один календарный день, так и на более длительные сроки (например, на время длительной командировки сотрудника с использованием служебного автомобиля). Во втором случае в нем нужно указать даты начала и окончания срока, в течение которого путевой лист может быть использован (например, с 01.05.2023 по 15.05.2023).
Чтобы путевой лист признавался первичным учетным документом, в нем необходимо также указать дату его составления (п. 2 ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ).
Лицо, оформившее путевой лист
Указываются данные не конкретного сотрудника, который занимался оформлением путевого листа, а собственника (владельца) ТС – организации или ИП.
Если путевой лист оформляется от имени организации, то указываются ее полное наименование, адрес в пределах места нахождения, телефон и ОГРН.
Если путевой лист оформляется от имени ИП, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон и ОГРН.
Если путевой лист оформляется лицом, которое на является ИП и которому в соответствии с законодательством РФ предоставлено право на осуществление деятельности по перевозке пассажиров и багажа легковым такси, то указываются его Ф. И. О., адрес регистрации по месту жительства, телефон, ИНН.
Транспортное средство
Сведения о транспортном средстве должны включать:
- тип ТС, марку, модель согласно ПТС, а если ТС используется с прицепом (полуприцепом), то марку и модель прицепа (полуприцепа);
- государственный регистрационный номер ТС, а в случае если ТС используется с прицепом (полуприцепом), – регистрационный номер прицепа (полуприцепа) и (или) инвентарный номер (для автобусов и трамваев);
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты) и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС (если его проведение обязательно);
- дату (число, месяц, год) и время (часы, минуты) выпуска ТС на линию и его возвращения;
- показания одометра (полные километры пробега):
- при выпуске ТС на линию;
- при возвращении ТС с линии по завершении последнего рейса или при выполнении последнего заказа легкового такси физическими лицами;
- при приеме-сдаче ТС последующему водителю по окончании рабочего дня (смены) предыдущего водителя (в случае оформления нескольких путевых листов на бумажных носителях на одно ТС).
Особенности заполнения этого раздела закреплены в п. п. 13 и 14 Приказа № 390.
Дата и время выпуска ТС на линию, а также дата, время и результат проведения предрейсового или предсменного контроля технического состояния ТС должны быть проставлены должностным лицом, ответственным за техническое состояние и безопасную эксплуатацию ТС, назначаемым решением руководителя юридического лица или индивидуального предпринимателя, самим индивидуальным предпринимателем или физическим лицом (далее - лицо, ответственное должностное лицо).
ИП может выполнять функции такого должностного лица самостоятельно.
Указанные записи в путевом листе должны быть заверены в случае:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью ответственного должностного лица;
- если путевой лист электронный, то усиленной квалифицированной электронной подписью (далее – УКЭП) или усиленной неквалифицированной электронной подписью ответственного должностного лица, сертификат которой создан и используется на портале Госуслуг (далее – УНЭП).
Также в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. ответственного должностного лица.
Запись, проставляемая в результате контроля технического состояния ТС, должна быть такой:
- "выпуск на линию разрешен" в случае, если в результате контроля не выявлены несоответствия ТС требованиям, перечисленным в Порядке предрейсового или предсменного контроля состояния ТС, утв. приказом Минтранса России от 15.01.2021 № 9;
- "выпуск на линию не разрешен" в случае, если в результате контроля несоответствия ТС требованиям выявлены.
Даты, время и показания одометра при выезде ТС с парковки и его заезде на парковку проставляются уполномоченным лицом, которое назначается решением руководителя юрлица или решением ИП. ИП также может выполнять функции такого лица, если помимо основной деятельности он выполняет обязанности водителя.
Эти сведения заверяются в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью уполномоченного лица;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП уполномоченного лица.
Помимо подписи, в путевом листе проставляется Ф. И. О. уполномоченного лица.
Если на одно ТС оформляется несколько бумажных путевых листов на разных водителей, то дата, время и показания одометра при приеме-сдаче ТС последующему водителю при окончании рабочего дня (смены) проставляются и заверяются собственноручной подписью водителя, который принимает ТС. Также указывается его Ф. И. О.
Если на одно ТС оформляется несколько электронных путевых листов (например, если одно ТС используется несколькими водителями) – они заверяются УКЭП или УНЭП уполномоченного лица, назначенного решением руководителя юрлица или ИП с указанием Ф. И. О. такого лица.
Водитель транспортного средства
Сведения о водителе ТС содержат:
- Ф. И. О. водителя;
- серию, номер и дату выдачи водительского удостоверения;
- страховой номер индивидуального лицевого счета;
- дату (число, месяц, год), время (часы, минуты), результат проведения предсменного, предрейсового, послесменного и послерейсового медицинского осмотров (если проведение таких осмотров обязательно).
Особенности заполнения сведений о водителе приведены в п. 12 Приказа № 390.
Так, даты, время и результат проведения медосмотров водителей должны проставляться в путевом листе медицинским работником, который проводил медосмотр, с указанием его Ф. И. О. и названия медицинской организации (если он состоит в ее штате), и должны быть заверены в случаях:
- если путевой лист бумажный, то собственноручной подписью медработника;
- если путевой лист электронный, то УКЭП или УНЭП медработника.
Помимо подписи, в путевом листе должны быть указаны Ф. И. О. медицинского работника, наименование медицинской организации (если он состоит в ее штате), серия, номер, дата выдачи и срок окончания действия лицензии на проведение предсменных, предррейсовых, послесменных и послерейсовых медосмотров.
Отметки, которые проставляет медицинский работник в путевом листе, должны выглядеть следующим образом:
- при проведении предсменного, предрейсового медосмотра: "прошел предсменный медицинский осмотр, к исполнению трудовых обязанностей допущен";
- при проведении послесменного, послерейсового медосмотра: "прошел послерейсовый медицинский осмотр".
Вид перевозки
Указываются следующие сведения о виде перевозки:
- коммерческая перевозка:
- регулярная перевозка пассажиров и багажа;
- перевозка грузов на основании договора перевозки грузов или договора фрахтования (в т. ч. по договору аренды транспортного средства с экипажем);
- перевозка пассажиров и багажа по заказу;
- перевозка пассажиров и багажа легковым такси;
- организованная перевозка групп детей автобусами (по договору фрахтования);
- перевозка для собственных нужд, т. е. перевозка без заключения договора перевозки или договора фрахтования (п. 2 ст. 20 Федерального закона от 10.12.1995 № 196-ФЗ);
- передвижение и работа специальных транспортных средств.
Вид сообщения
Указывается информация о виде сообщения:
- городское;
- пригородное;
- междугородное.
Другие сведения
Помимо перечисленных выше сведений собственник (владелец) ТС имеет право включать в путевой лист дополнительные сведения с учетом особенностей своей деятельности, связанной с перевозкой пассажиров, грузов и багажа (п. 2 разд. I Приказа № 390). Таким образом, в путевой лист можно включить любые сведения, которые собственник (владелец) ТС посчитает нужным отразить в этом документе.