Дата публикации 27.03.2024

Сроки и периодичность проведения очередного общего собрания участников ООО

Очередное общее собрание участников общества проводится в сроки, определенные уставом, но не реже чем один раз в год. В течение года таких собраний может быть несколько, например, раз в квартал, если это предусмотрено уставом ООО.

Обязательное общее собрание участников, которое касается годовых результатов деятельности общества, проводится в период с 1 марта по 30 апреля года, следующего за отчетным (ст. 34 Федерального закона от 08.02.1998 № 14-ФЗ "Об обществах с ограниченной ответственностью" (далее – Закон об ООО).

Таким образом, общее собрание по результатам деятельности ООО за 2023 год необходимо провести не позднее 30 апреля 2024 года.

Непроведение очередного (годового) собрания участников ООО является административным правонарушением, ответственность за которое предусмотрена ч. 11 ст. 15.23.1 КоАП РФ, а штраф может составить от 500 000 до 700 000 руб.

Рассмотрим шаги, которые необходимо предпринять для проведения очного очередного общего собрания участников ООО.

1. Подготовить документацию для проведения общего собрания участников ООО

Для проведения общего собрания участников ООО необходимо подготовить следующие документы:

• Годовая бухгалтерская (финансовая) отчетность. Содержащиеся в ней данные о размерах чистых активов ООО впоследствии будут включены в годовой отчет (п. 3 ст. 30, п. 2 ст. 33 Закона об ООО);
• Годовой отчет. Этот документ составляется в простой письменной форме с обязательным включением в него информации о чистых активах ООО из годовой бухгалтерской отчетности (п. 3 ст. 30 Закона об ООО).

2. Провести аудит годовой бухгалтерской (финансовой) отчетности

Такой аудит проводится в трех случаях:

• если это необходимо по закону (п. 2 ст. 48 Закона об ООО);
• если решение о его проведении ранее было принято советом директоров или общим собранием участников ООО (подп. 5 п. 2.1 ст. 32, подп. 10 п. 2 ст. 33, п. 1 ст. 48 Закона об ООО);
• если о необходимости проведения такого аудита заявил один из участников ООО (п. 3 ст. 48 Закона об ООО).

3. Принять решение о проведении общего собрания участников ООО

Кто именно принимает решение о проведении собрания, зависит от того, что прописано в уставе ООО. Такое решение может принять исполнительный орган ООО, либо его совет директоров (ст. 34, подп. 10 п. 2.1 ст. 32 Закона об ООО).

Закон об ООО не содержит положений, которые устанавливали бы необходимость принятия такого решения в письменном виде путем издания какого-либо документа, как не содержит и требований к такому документу. Тем не менее, рекомендуем оформлять это решение документально путем издания, например, приказа.

По нашему мнению, в решении о проведении собрания следует указать:

• наименование ООО;
• вид собрания (очередное);
• дату проведения собрания;
• время начала собрания;
• место его проведения;
• время начала регистрации участников;
• вопросы, вынесенные на повестку дня;
• дату принятия решения о проведении собрания;
• подпись и расшифровку, принявшего решение (директора или председателя совета директоров).

4. Уведомить участников ООО о готовящемся собрании

По общему правилу уведомить участников ООО о будущем общем собрании необходимо не менее чем за 30 календарных дней до даты его проведения (п. 1 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). Таким образом, в 2024 году уведомить участников ООО о проведении общего собрания следует не позднее 31 марта.

Сделать это можно следующими способами:

• направить соответствующее уведомление по почте заказным письмом по адресу, указанному в списке участников;
• известить участника иным способом, предусмотренным Уставом.

В уведомлении необходимо указать (п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ):

• место проведения общего собрания;
• время его проведения;
• повестку дня.

Вместе с уведомлением ООО обязано направить документы и информацию, необходимую для проведения собрания. К ним относятся (п. 3 ст. 36 Закона № 14-ФЗ):

• годовой отчет;
• заключения ревизионной комиссии (ревизора) и аудитора по результатам проверки годовых отчетов и годовых бухгалтерских балансов;
• сведения о кандидате (кандидатах) в исполнительные органы общества, совет директоров (наблюдательный совет) и ревизионную комиссию (ревизоры) общества;
• проект изменений и дополнений, вносимых в устав, или проект устава общества в новой редакции;
• проекты внутренних документов общества;
• иная информация (материалы), предусмотренные уставом.

Кроме того, не позднее чем за 30 календарных дней до собрания все участники должны иметь возможность ознакомиться с указанными документами в помещении исполнительного органа ООО и получить их копии. Плата, взимаемая за эти копии, не может превышать затрат на их изготовление (абз. 3 п. 3 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).

5. Получить от участников ООО дополнительные вопросы в повестку дня общего собрания

Участники ООО могут дополнять повестку дня планируемого собрания различными вопросами, за исключением (абз. 2 п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ):

• вопросов, не относящихся к компетенции общего собрания;
• вопросов, не соответствующих требованиям федерального законодательства.

Сделать это они могут не позднее чем за 15 календарных дней до проведения общего собрания (абз. 2 п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).

Законодательство не регламентирует, каким образом участники должны вносить предложения о дополнительных вопросах и как орган или лица, созывающие общее собрание, должны их принимать. Следовательно, подробную процедуру необходимо отразить в Уставе.

По нашему мнению, если такой порядок Уставом не предусмотрен, то указанные вопросы могут быть направлены обществу:

• по почте с уведомлением о вручении;
• курьерской службой;
• представлены участником лично (через представителя).

Обратите внимание, что вопросы должны включаться в повестку дня в том виде, в котором они получены, изменение формулировок не допускается (абз. 3 п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).

Необходимо учитывать, что законодательство не ограничивает количество вопросов, которое может предложить каждый участник (п. 21 постановления Пленума Верховного Суда РФ № 90, Пленума ВАС РФ № 14 от 09.12.1999). Поэтому орган или лица, созывающие собрание, могут включить в повестку дня любое количество дополнительных вопросов, внесенных участниками.

Отказ по иным основаниям суд может признать неправомерным и обязать общество внести предложенные вопросы в повестку дня.

Если в повестку дня были включены дополнительные вопросы, то орган или лица, созывающие общее собрание, обязаны уведомить об этом всех участников не позднее чем за 10 календарных дней до собрания (абз. 4 п. 2 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).

Отметим, что Уставом могут быть предусмотрены более короткие сроки для процедур, необходимых для созыва общего собрания (п. 4 ст. 36 Закона № 14-ФЗ).

Собрание, проведенное с нарушением порядка уведомления, может быть признано правомочным. Для этого необходимо присутствие всех участников ООО (п. 5 ст. 36 Закона № 14-ФЗ). В противном случае, по заявлению отсутствовавших на собрании участников, суд может признать принятые решения недействительными (п. 1 ст. 43 Закона № 14-ФЗ).

6. Провести очередное общее собрание участников ООО

Очередное общее собрание участников ООО можно провести дистанционно с помощью электронных или иных технических средств, если используемые при этом способы позволяют достоверно установить лицо, принимающее участие в заседании, участвовать в обсуждении вопросов повестки дня и голосовать. Решение о проведении общего собрания дистанционно можно принять единогласным решением участников ООО или предусмотреть в уставе общества (п. 1 ст. 181.2 ГК РФ).

Очередное общее собрание участников ООО состоит из нескольких этапов. Рассмотрим их подробнее.

Регистрация участников

Все участники ООО и их представители, прибывшие на собрание, должны быть зарегистрированы, в противном случае они лишаются права голоса (п. 2 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Полномочия представителя должны подтверждаться доверенностью, оформленной в соответствии с требованиями п.п. 4, 5 ст. 185 ГК РФ или удостоверенной нотариально (абз. 2 п. 2 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Законодательство не указывает, каким именно образом осуществляется регистрация и кто ее проводит. Следовательно, такой механизм можно прописать в Уставе или в документе, регулирующем порядок проведения общего собрания.

Сведения о прибывших участниках можно внести в специальный документ, утвержденный в ООО, например, протокол регистрации или журнал регистрации. В нем следует указать:

• дату регистрации;
• место регистрации;
• время начала регистрации;
• ФИО и паспортные данные участников;
• подписи прибывших участников;
• время окончания регистрации;
• сведения о лице, осуществляющем регистрацию, и его подпись.

Открытие общего собрания

Очередное общее собрание открывается во время, указанное в извещении о его проведении, или, если все участники общества уже зарегистрированы, ранее (п. 3 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Открыть собрание могут (п. 4 ст. 37 Закона № 14-ФЗ):

• генеральный директор ООО;
• лицо, возглавляющее коллегиальный исполнительный орган ООО.

Избрание председательствующего на общем собрании

Председательствующий на собрании выбирается из числа участников ООО. Его выборы организуются лицом, открывшим собрание (п. 5 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Кандидатура председательствующего выбирается большинством голосов от общего количества голосов участников, имеющих право голосовать на данном собрании. При этом каждый из них имеет один голос, если иное не предусмотрено Уставом.

Принятие решения по вопросам, вынесенным на повестку дня

После того, как все подготовительные процедуры проведены, участники могут принимать решения, для которых данное собрание созывалось.

Необходимо иметь в виду: если на собрании присутствуют не все участники, то решения по вопросам, не указанным в извещении о проводимом собрании, принимать не следует (п. 7 ст. 37 Закона № 14-ФЗ). В противном случае принятые решения могут быть признаны судом по заявлению отсутствующего участника неправомерными.

Решения на общем собрании принимаются открытым голосованием, если иной способ не предусмотрен Уставом (п. 10 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Законодательством установлено различное количество голосов, необходимое для принятия того или иного решения.

Так, решения о реорганизации и ликвидации должны приниматься единогласно (пп. 11 п. 2 ст. 33 Закона № 14-ФЗ). Решения, касающиеся изменения Устава или уставного капитала принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников ООО (п. 8 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Отметим, что Уставом может быть предусмотрено кумулятивное голосование при выборе членов совета директоров, коллегиального исполнительного органа или ревизионной комиссии. Его суть сводится к следующему. Число голосов, принадлежащих каждому участнику, умножается на количество лиц, которые должны быть избраны. При этом участник может отдать все голоса за одну кандидатуру или распределить их (п. 9 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Кроме того, в Уставе можно указать дополнительные вопросы, решения по которым принимаются большинством не менее двух третей голосов от общего числа голосов участников ООО (абз. 1 п. 8 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Принятие решения путем заочного голосования (опросным путем)

В 2024 году общество может не проводить полноценного общего собрания, а принять решение через проведение заочного голосования (опросным путем). Это следует из п. 2 ст. 2 Федерального закона от 25.02.2022 № 25-ФЗ, который приостановил действие нормы (абз. 2 п. 1 ст. 38 закона об ООО), запрещающей заочное голосование, до 31.12.2024.

Для принятия решения в таком формате не требуется собирать вместе участников, обсуждать повестку дня и принимать решение по вопросам, поставленным на голосование.

Заочным считается голосование, проведенное путем отправки (в т.ч. с помощью электронных или иных технических средств) участниками ООО документов, содержащих сведения о голосовании (ст. 181.2 ГК РФ).

Заочное голосование может быть проведено путем обмена документами через (п. 1 ст. 38 Закона № 14-ФЗ):

• почтовую, телеграфную, телетайпную телефонную связь;
• электронную связь (в т.ч. и Интернет);
• иной вид связи.

Выбранный вид связи должен обеспечивать аутентичность передаваемых и принимаемых сообщений и их документальное подтверждение.

Порядок и способы проведения заочного голосования должен быть определен внутренним документом общества (например, положением об общем собрании). При этом в таком документе необходимо указать (п. 3 ст. 38 Закона № 14-ФЗ):

• возможность ознакомления всех участников общества до начала голосования со всеми необходимыми информацией и материалами;
• возможность вносить предложения о включении в повестку дня дополнительных вопросов;
• обязательность сообщения всем участникам общества до начала голосования измененной повестки дня;
• срок окончания процедуры голосования.

Голосование считается состоявшимся, если в нем приняли участие не менее чем пятьдесят процентов от общего числа участников. Решение считается принятым, если за него проголосовало большинство направивших документы о голосовании участников гражданско-правового сообщества (ст. 181.2 ГК РФ).

При проведении заочного голосования процедура, прописанная для проведения общего собрания участников, не применяется.

Не обязательно, например, регистрировать участников общества, открывать собрание и т.д. Не требуется также соблюдать сроки, необходимые для проведения общего собрания (например, уведомление за 30 календарных дней до проведения собрания) (п. 2 ст. 38 Закона № 14-ФЗ).

Однако ООО не может проводить заочное голосование, если необходимо утвердить годовой отчет и годовую бухгалтерскую отчетность (абз. 2 п. 1 ст. 38 Закона № 14-ФЗ). Однако вплоть до 31.12.2021 действие данного запрета приостановлено (см. Федеральный закон от 24.02.2021 № 17-ФЗ).

7. Составить протокол общего собрания участников ООО

Решения, принятые общим собранием, оформляются протоколом (ст. 181.2 ГК РФ). Его ведение должен организовать исполнительный орган общества (п. 6 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Протоколом подтверждается:

• проведение заседания участников сообщества и результаты голосования на нем;
• результаты заочного голосования.

Протокол составляется в письменной форме (в т.ч. в виде электронного документа) и подписывается:

• при проведении заседания участников: председательствующим на заседании и секретарем заседания;
• при заочном голосовании: теми лицами, которые проводили подсчет голосов или фиксировали результат подсчета.

В протоколе о результатах голосования указываются (п. 4 ст. 181.2 ГК РФ):

• дата и время проведения заседания, место проведения заседания и (или) способ дистанционного участия членов ООО в заседании, а в случаях заочного голосования - дата, до которой принимались документы, содержащие сведения о голосовании членов гражданско-правового сообщества, и способ отправки этих документов;
• сведения о лицах, принявших участие в заседании, и (или) о лицах, направивших документы, содержащие сведения о голосовании;
• результаты голосования по каждому вопросу повестки дня;
• сведения о лицах, проводивших подсчет голосов, если подсчет голосов был поручен определенным лицам;
• сведения о лицах, голосовавших против принятия решения собрания и потребовавших внести запись об этом в протокол;
• сведения о ходе проведения заседания или о ходе голосования, если участник ООО требует их внести в протокол;
• сведения о лицах, подписавших протокол.

Данный список реквизитов протокола является общим как для протоколов очного (в т.ч. и дистанционного) собрания, так и для заочного голосования.

Необходимо иметь в виду, что в протоколе должно быть указано решение общего собрания по каждому из рассмотренных вопросов (п. 2, пп. 3 п. 4 ст. 181.2 ГК РФ).

ГК РФ требует, чтобы состав участников общего собрания ООО и принятые этим собранием решения были нотариально заверены. Однако уставом ООО или решением общего собрания участников (принятым единогласно) может быть установлен иной способ заверения. Так, нотариальное заверение может заменить, например, подписание протокола всеми участниками ООО (или частью участников) (пп. 3 п. 3 ст. 67.1 ГК РФ).

Заметим, для нотариального заверения решения присутствие нотариуса непосредственно на заседании общего собрания не является обязательным. Нотариус может засвидетельствовать подписи участников собрания на протоколе после его оформления.

Протоколы всех общих собраний подшиваются в книгу протоколов, из которой могут делаться выписки по требованию участников (абз. 2 п. 6 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

8. Направить копии протокола участникам ООО

Копия протокола не позднее 10 календарных дней с момента его составления направляется всем участникам общества (абз. 3 п. 6 ст. 37 Закона № 14-ФЗ).

Сделать это могут (абз. 3 п. 6 ст. 37 Закона № 14-ФЗ):

• исполнительный орган ООО;
• лицо, уполномоченное вести протокол общего собрания.

Копия протокола направляется в том же порядке, что и извещение о предстоящем общем собрании.