Справочник по 1С:БГУ 8 для бюджетных и автономных учреждений

Закупка услуг для направления сотрудника в командировку (оплата проезда, проживания)

При направлении сотрудника в командировку учреждение может самостоятельно приобрести проездные документы и оплатить услуги гостиницы. В такой ситуации оно является заказчиком услуг и должно руководствоваться п. 26 ч. 1 ст. 93 Федерального закона от 05.04.2013 № 44-ФЗ (в установленных случаях – Федеральным законом от 18.07.2011 № 223-ФЗ). Сведения о закупке указываются в плане закупок, плане-графике и реестре контрактов (письмо Минэкономразвития России № 18505-ЕЕ/Д28и, Минфина России № 02-02-04/39043 от 05.08.2014). Работнику выдаются суточные и билеты на проезд.

Бухгалтерский учет

Бюджетные, автономные учреждения ведут бухгалтерский учет в соответствии с положениями инструкций, утв. приказами Минфина России от 16.12.2010 № 174н, от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 174н, Инструкция № 183н).

При перечислении предоплаты, а также после выполнения поставщиком, подрядчиком, исполнителем своих обязательств по договору у учреждения возникают денежные обязательства. Они отражаются по кредиту соответствующих счетов аналитического учета счета 0 502 02 000 "Принятые денежные обязательства" в корреспонденции с дебетом соответствующих счетов аналитического учета счета 0 502 01 000 "Принятые обязательства" (п. 167 Инструкции № 174н, п. 196 Инструкции № 183н).

Расходы по приобретению проездных документов, услуг гостиницы отражаются по элементу вида расходов 244 и коду КОСГУ в зависимости от экономического содержания (222, 226).

Документы, которые являются эквивалентом стоимости нефинансовых активов (работ, услуг), как правило, учитываются как денежные документы на счете 201 35 (п. 169 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н, далее – Инструкция № 157н). Поэтому проездные документы на бумажных бланках учитываются на счете 201 35.

Электронные билеты также целесообразно учитывать на счете 201 35, несмотря на то, что они не обладают одним из признаков денежных документов – уникальностью (могут быть распечатаны неограниченное количество раз и даже не выдаваться сотруднику в бумажном виде). Вместе с тем, электронные билеты отвечают другим условиям для отнесения к денежным документам:

Кроме того, при получении электронного билета от поставщика и выдаче билета работнику расчеты с поставщиком уже закрыты, а вот списать стоимость проезда в расходы еще нельзя, поскольку билет не использован. Следовательно, документ, выданный работнику, необходимо отразить в учете. Оптимальным вариантом представляется применение счета 201 35. Этот способ является традиционным и не должен вызвать нареканий со стороны контролирующих органов.

Поскольку приобретение электронных билетов законодательством о бухгалтерском учете не регулируется, учреждение вправе закрепить выбранный вариант в учетной политике.

Согласно п. 2.1 Инструкции № 174н, п. 3 Инструкции № 183н при ведении бюджетными и автономными учреждениями бухгалтерского учета хозяйственные операции отражаются на счетах Рабочего плана счетов, содержащих в структуре номера счета:

Для счета 0 201 35 000 "Денежные документы", а также для счетов аналитического учета счета 0 201 00 000 "Денежные средства учреждения" сделано исключение: в разрядах в 15 – 17 номера счета отражаются нули.

Документальное оформление

Денежные обязательства принимаются на основании договора, платежных документов (при перечислении аванса по договору), а также сопроводительных документов поставщиков, исполнителей.

Прием в кассу и выдача из кассы денежных документов оформляются приходными и расходными кассовыми ордерами (ф. 0310001, 0310002) с записью "Фондовый" (п. 170 Инструкции № 157н).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) Авансовый отчет (ф. 0504505) с подтверждающими документами. На его основании расходы на проезд и проживание в командировке принимаются к бухгалтерскому учету.

 

Закупка услуг для направления сотрудника в командировку (оплата проезда, проживания) (БГУ ред. 1.0)

Закупка услуг для направления сотрудника в командировку (оплата проезда, проживания) (БГУ ред. 2.0)