Справочник по 1С:БГУ 8 для бюджетных и автономных учреждений

Расчеты по командировочным расходам (перечисление денег на корпоративную банковскую карту)

Минфин России в письме от 05.10.2012 № 14-03-03/728 рекомендовал минимизировать наличное денежное обращение в секторе государственного управления и применять банковские карты для безналичных расчетов с подотчетными лицами. Одним из способов обеспечения сотрудников подотчетными средствами является открытие на их имя корпоративных банковских карт. Учреждение вправе выдавать подотчетному лицу корпоративную банковскую карту для оплаты как командировочных, так и хозяйственных расходов.

Порядок обеспечения учреждений денежными средствами с использованием карт установлен Правилами, утв. приказом Федерального казначейства от 30.06.2014 № 10н (далее – Правила № 10н). Банковские карты оформляются через орган казначейства персонифицированно, т.е. могут выдаваться только лицам, которые были указаны в заявлении. Передача карты другим лицам не допускается.

Бухгалтерский учет

В соответствии с указаниями, утв. приказом Минфина России от 01.07.2013 № 65н, возмещение сотрудникам расходов, связанных со служебными командировками, отражается по элементу вида расходов 112 в увязке с подстатьей 212 КОСГУ. Соответственно, для учета расчетов применяется счет 208 12 "Расчеты с подотчетными лицами по прочим выплатам".

Согласно п. 3 Правил № 10н операции, совершаемые учреждениями с использованием карт, учитываются на отдельных счетах № 40116, открытых органам Федерального казначейства в подразделениях ЦБ РФ, кредитных организациях. В соответствии с п. 230 инструкции, утв. приказом Минфина России от 01.12.2010 № 157н (далее – Инструкция № 157н), зачисление денег на соответствующий счет № 40116 отражается на счете 210 03 "Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам".

Корреспонденции счетов при расчетах с использованием корпоративной банковской карты приведены в пп. 105, 115 инструкции, утв. приказом Минфина России от 16.12.2010 № 174н, пп. 108, 118 инструкции, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 174н, 183н).

Для аналитического учета поступлений и выбытий денежных средств к счетам 201 00, 210 03 открываются забалансовые счета 17 и 18 соответственно (п. 365, 367 Инструкции № 157н). В программе "1С:Бухгалтерия государственного учреждения 8" для ведения аналитического учета движения денежных средств по видам поступлений и выплат к счету 210 03 открыты забалансовые счета 17.30 "Поступления денежных средств на счет 40116" и 18.30 "Выбытия денежных средств со счета 40116", к счету 201 11 – забалансовые счета 17.01 и 18.01.

Согласно п. 2.1 Инструкции № 174н, п. 3 Инструкции № 183н при ведении бюджетными и автономными учреждениями бухгалтерского учета с 1 января 2017 г. хозяйственные операции отражаются на счетах Рабочего плана счетов, содержащих в структуре номера счета:

Для определения вида классификации в разрядах 15 – 17 номера счета рекомендуется руководствоваться приложением 2 к инструкции, утв. приказом Минфина России от 06.12.2010 № 162н. Данные бухгалтерского учета и сформированная на их основе отчетность должны быть сопоставимы у учреждений вне зависимости от их типа (п. 3 Инструкции № 157н).

Документальное оформление

Выдавать сотруднику денежные средства под отчет можно как по его письменному заявлению, утвержденному руководителем, так и по распоряжению организации (п. 6.3 Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У). На основании этих документов учреждение принимает бюджетные и денежные обязательства.

Для получения денежных средств, перечисляемых на карту, учреждение представляет в орган Федерального казначейства по месту обслуживания не позднее дня, предшествующего дню получения денег, Заявку (ф. 0531243).

Подотчетное лицо обязано в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня выхода на работу, предъявить главному бухгалтеру или бухгалтеру (при их отсутствии – руководителю) Авансовый отчет (ф. 0504505) с подтверждающими документами. Оплата сотрудником расходов банковской картой не освобождает его от обязанности представить Авансовый отчет (ф. 0504505). Зачисление и использование денежных средств учреждения с банковской (корпоративной) карты подтверждается слипами (чеками), выдаваемыми банкоматом после совершения операции.

Орган Федерального казначейства не позднее рабочего дня, следующего за днем получения от кредитной организации информации о движении средств на картах, формирует и предоставляет учреждению Сведения (ф. 0531246). В документе содержатся данные о первоначальном зачислении подотчетных сумм на карты, списании средств с карт в связи со снятием наличных или безналичными операциями, возврате остатков средств на карты.

 

Расчеты по командировочным расходам (перечисление денег на корпоративную банковскую карту) (БГУ ред. 1.0)

Расчеты по командировочным расходам (перечисление денег на корпоративную банковскую карту) (БГУ ред. 2.0)