Как платить зарплату и отражать ее в отчетности, если сотрудник идет в отпуск во второй половине месяца?
Ответы по налогам и взносам

Как платить зарплату и отражать ее в отчетности, если сотрудник идет в отпуск во второй половине месяца?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудник идет в отпуск с 17 июня до конца месяца. Выплата заработной платы за первую половину месяца в организации производится 25 числа. За первую половину июня сотруднику начислено 13 000 рублей. Можно ли зарплату за первую половину месяца выплатить вместе с отпускными? Как удерживать и перечислять НДФЛ в бюджет и заполнять расчет 6-НДФЛ?

Заработная плата выплачивается не реже чем каждые полмесяца, а также не позднее 15 календарных дней со дня окончания периода, за который она начислена. Конкретные дни выплаты заработной платы необходимо установить Правилами внутреннего трудового распорядка, коллективным договором (при его наличии в организации) или трудовым договором (ч. 6 ст. 136 ТК РФ). Сроки выплаты зарплаты могут быть установлены в любом из указанных документов (см. письмо Минтруда России от 23.09.2016 № 14-1/ООГ-8532).

Работодатель обязан выплачивать заработную плату в сроки, установленные внутренними (локальными) документами (абз. 7 ч. 2 ст. 22 ТК РФ), в противном случае ему грозит ответственность по ст. 5.27 КоАП РФ в размере штрафа от 30 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение. Кроме того, если заработная плата выдается сотрудникам раньше или позже установленной даты (за исключением случаев, когда день выплаты зарплаты попадает на выходной), нарушается норма о выплатах каждые полмесяца, что также ведет к ответственности по ст. 5.27 КоАП РФ в размере штрафа от 30 000 до 50 000 рублей за каждое нарушение.

Выплата заработной платы происходит в одни и те же сроки, причем вне зависимости от того, находится сотрудник в отпуске или нет. Если заработная плата выплачивается через кассу и сотрудник за ней не пришел, зарплату необходимо депонировать. Если заработная плата переводится на расчетный счет, то она просто переводится в установленные сроки.

Если работодатель хочет изменить сроки выплаты заработной платы, он должен внести изменения в документы, которые эти сроки устанавливают. Это можно не делать, только если день выплаты зарплаты совпадает с выходным или нерабочим праздничным днем. В этом случае заработную плату необходимо выплатить накануне выходных (ч. 8 ст. 136 ТК РФ).

Следовательно, в текущей ситуации сотруднику необходимо выплатить отпускные за три дня до начала отпуска, а зарплату в сроки, установленные работодателем.

НДФЛ с заработной платы должен быть исчислен на дату получения дохода (п. 3 ст. 226 НК РФ). В соответствии с п. 2 ст. 223 НК РФ в случае с зарплатой такой датой является последний день месяца, за который начислен доход. Согласно п. 4 ст. 226 НК РФ налоговые агенты обязаны удержать начисленную сумму налога непосредственно из доходов плательщика при их фактической выплате.

Поскольку при выплате аванса НДФЛ не удерживается и в бюджет не уплачивается (подробнее см. здесь), то на конец месяца с дохода в виде заработной платы (13 000 рублей) НДФЛ будет только исчислен (1 690 рублей), но не удержан. Поэтому в бюджет его платить не нужно. Также не нужно показывать сумму зарплаты за июнь и исчисленный НДФЛ во втором разделе расчета 6-НДФЛ за полугодие 2019 года. А вот в строках 020 и 040 расчета 6-НДФЛ за первое полугодие эти суммы необходимо указать.

Поскольку НДФЛ с зарплаты за первую половину месяца будет исчислен, то удержать его можно при следующей выплате. Например, в случае с удержанием НДФЛ с дохода в натуральной форме Минфин России предлагал это сделать при выплате аванса (см. письмо от 05.05.2017 № 03-04-06/28037). По нашему мнению, применять этот подход можно и в случае с НДФЛ с дохода при выплате заработной платы (если его невозможно было удержать ранее).

Таким образом, при выплате зарплаты за первую половину июля можно удержать НДФЛ с зарплаты за июнь в размере 1 690 рублей и уплатить его в бюджет на следующий день. Если зарплата за первую половину июля выплачена 25 июля, то в разделе 1 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2019 в строке 070 необходимо отразить сумму НДФЛ с зарплаты за июнь. А раздел 2 формы 6-НДФЛ за 9 месяцев 2019 года заполнить следующим образом: