Вопрос аудитору
Организация оплатила бывшему сотруднику (в связи с его финансовыми трудностями) проезд к месту отдыха и лечения и обратно. Нужно ли удерживать со стоимости проезда НДФЛ?
Оплата организациями или предпринимателями за физлицо и в его интересах товаров, работ или услуг (например, питания, отдыха, обучения) признается доходом физлица в натуральной форме (пп. 1 п. 2 ст. 211 НК РФ). Налоговый агент должен исчислить и удержать с дохода НДФЛ (п. 1 ст. 226 НК РФ).
Однако если в течение налогового периода (календарного года) организация не производит в пользу физлица денежные выплаты, то до 1 марта следующего года необходимо сообщить в инспекцию и самому налогоплательщику о невозможности удержать НДФЛ (п. 5 ст. 226 НК РФ).
Следует учитывать, что порядок налогообложения стоимости проезда во многом зависит от документального оформления данной выплаты.
Так, оплату проезда можно оформить в виде:
- подарка бывшему сотруднику. Факт дарения можно подтвердить договором дарения, приказом руководителя о вручении подарка.
- материальной помощи бывшему работнику. Для этого следует издать приказ руководителя об оказании единовременной материальной помощи.
На правомерность таких действий указывает и Минфин России (см. письма от 26.05.2016 № 03-04-09/30648, от 24.02.2009 № 03-04-05-01/71).
В перечисленных случаях на основании п. 28 ст. 217 НК РФ стоимость проезда, облагаемого НДФЛ, уменьшается на 4 000 рублей.
Соответственно, если величина затрат по оплате проезда составила 4000 рублей или менее, облагаемого дохода у физлица вообще не возникает. Если она составила более 4000 рублей, то НДФЛ следует удержать (либо сообщить о невозможности его удержания) с суммы превышения.