Как подтвердить расходы дистанционного сотрудника на оргтехнику, бумагу и картриджи?
Ответы по налогам и взносам

Как подтвердить расходы дистанционного сотрудника на оргтехнику, бумагу и картриджи?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Дистанционный сотрудник приобрел для работы оргтехнику, бумагу, картриджи для печати и т.п. расходные материалы. Организация планирует выплачивать ему компенсацию. Какими документами подтвердить эти расходы в целях исчисления налога на прибыль?

В трудовом договоре с дистанционным сотрудником закрепляются порядок и сроки, в соответствии с которыми работодатель (ч. 1 ст. 312.3 ТК РФ):

  • обеспечивает его необходимым оборудованием (например, если организация поручила сотруднику купить оргтехнику, а затем полностью возмещает ее стоимость);
  • выплачивает ему компенсацию за использование личного или арендованного имущества в служебных целях (если сотруднику не возмещается полная стоимость оборудования, а выплачивается фиксированная сумма за его использование).

Таким образом, в рассматриваемом случае работнику выплачивается компенсация в порядке, определенном трудовым договором о дистанционной работе. Для признания расходов в целях налога на прибыль они должны быть экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ).

Помимо трудового договора, в котором будет указан размер возмещаемых расходов, а также порядок их возмещения, работодатель может для подтверждения затрат использовать любые документы.

В частности:

  • документы, подтверждающие использование имущества в интересах работодателя (например, если речь идет о принтере, то обязанность работника – предоставлять кому-либо печатные документы);
  • копии техпаспортов на оргтехнику, которую использует работник;
  • кассовые чеки и иные документы, подтверждающие оплату работником поименованных в трудовом договоре затрат.