Можно ли уведомить работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку в устной форме?
Ответы по кадрам и оплате труда

Можно ли уведомить работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку в устной форме?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В нашей организации уведомление работников о возможности перехода на электронную трудовую книжку (предоставление сведений о трудовой деятельности) происходит устно. Руководитель отдела рассказывает работникам о такой возможности, а они пишут заявление о переходе на электронную либо о сохранении бумажной трудовой книжки. Насколько правомерны наши действия и не станут ли они поводом для штрафа?

Оповещать работников о возможности перехода на ведение трудовой книжки в электронной форме (предоставлении сведений о трудовой деятельности) следует исключительно в письменной форме. Обосновывается это следующим.

Согласно постановлению Правительства РФ от 19.06.2020 № 887 работодатель обязан уведомить каждого работника об изменениях в законодательстве и о возможности выбора способа ведения трудовой книжки именно в письменной форме до 31.10.2020 включительно.

Таким образом, письменная форма уведомления работников прямо предусмотрена законом.

О необходимости письменного уведомления работников сообщил и заместитель руководителя Роструда Иван Шкловец на сайте ведомства. Кроме того, после 31 октября трудовые инспекции будут проверять, как это требование выполнялось работодателем. Доказательством письменного уведомления работника может стать его подпись на таком уведомлении (либо в отдельном листе ознакомления с уведомлением). Подробнее об этом читайте в материале Справочника кадровика.

Напоминаем, что нет специальной нормы, предусматривающей ответственность за отсутствие письменных уведомлений работников, однако работодателя могут оштрафовать по ч. 1 ст. 5.27 КоАП РФ за нарушение требований трудового законодательства в размере:

  • от 1000 до 5000 рублей – на должностных лиц и предпринимателей;
  • от 30 000 до 50 000 рублей – на организации.