Как представлять в ГИТ документы, если в них содержатся персданные работников?
Ответы по кадрам и оплате труда

Как представлять в ГИТ документы, если в них содержатся персданные работников?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В отношении организации проводится внеплановая проверка, связанная с несчастным случаем, в рамках которой запрашиваются документы по пострадавшему сотруднику. Однако в некоторых таких документах (например, в реестре по заработной плате, в штатном расписании) содержатся данные и о других сотрудниках. Как предоставлять указанные документы в ГИТ, чтобы не нарушить законодательство о персональных данных?

При проверках государственные инспекторы труда могут запрашивать у работодателей документы, объяснения, информацию, необходимые для выполнения надзорных и контрольных функций (ч. 1 ст. 357 ТК РФ).

В течение 10 рабочих дней со дня получения мотивированного запроса работодатель обязан направить в территориальный орган Роструда (трудовую инспекцию) указанные в запросе документы в виде копий, заверенных печатью (при ее наличии) и, соответственно, подписью руководителя, иного должностного лица, юридического лица, индивидуального предпринимателя (его уполномоченного представителя) (п. 52 Административного регламента, утв. приказом Минтруда России от 30.10.2012 № 354н).

В соответствии с п. 4 Разъяснений Роскомнадзора "вопросы, касающиеся обработки персональных данных работников, соискателей на замещение вакантных должностей, а также лиц, находящихся в кадровом резерве", согласия работника на отправку его данных не требуют, если такая отправка осуществляется по запросу органов, уполномоченных запрашивать информацию о работниках в силу компетенции, предусмотренной законодательством РФ (прокуратура, МВД, ГИТ и др).

Поскольку в рассматриваемой ситуации трудовая инспекция запросила персональные данные только по одному пострадавшему сотруднику, необходимо предоставить в инспекцию данные только по этому сотруднику. Из документов, в которых есть данные других сотрудников (реестр выплаченной зарплаты, штатное расписание и др.), можно сделать выписку по конкретному сотруднику и заверить ее (указать, что это копия, поставить подпись и расшифровку подписи лица, которое сделало подпись, указать дату копии и поставить печать при наличии ее в организации).

При передаче в трудовую инспекцию документов, в которых содержатся персональные данные сотрудника, нет необходимости получать у этого сотрудника согласие на передачу его персональных данных.