Можно ли лиц, впервые устраивающихся на работу, обязать самостоятельно покупать трудовые книжки?
Ответы по кадрам и оплате труда

Можно ли лиц, впервые устраивающихся на работу, обязать самостоятельно покупать трудовые книжки?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Организация часто оформляет трудовые договоры с выпускниками вузов, впервые устраивающимися на работу. Можно ли обязать их самостоятельно покупать трудовые книжки?

Нет, обязать сотрудников, впервые поступающих на работу, приобретать трудовые книжки самостоятельно нельзя. Однако за оформление новой трудовой книжки работодатель может взимать с работника ее стоимость.

Обоснована позиция следующим.

Организация обязана постоянно иметь в наличии необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей в нее (п. 44 Правил ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства России от 16.04.2003 № 225, далее – Правила). Таким образом, свои потребности в бланках трудовой книжки и вкладышей в нее организация определяет самостоятельно.

Обеспечивать работодателей бланками трудовой книжки и вкладышами в трудовую книжку вправе юридические лица (организации) и индивидуальные предприниматели, отвечающие требованиям, установленным Объединением "Гознак" Минфина России (ФГУП "Гознак") (п. 3 Порядка обеспечения работодателей бланками трудовой книжки и вкладыша в трудовую книжку, утв. приказом Минфина России от 22.12.2003 № 117н). Работодатели могут приобретать бланки непосредственно у изготовителя или у распространителей (организаций и индивидуальных предпринимателей), которых уполномочит Объединение "Гознак". Для этого работодатель заключает соответствующий договор с Объединением "Гознак" или распространителем.

Информация об официальных распространителях бланков трудовых книжек и вкладышей в трудовую книжку размещена на официальном сайте Объединения "Гознак" Минфина России.

Приобретение бланков трудовой книжки и вкладышей иным способом может рассматриваться как административное правонарушение в сфере трудовых отношений, ответственность за которое предусмотрена ст. 5.27 КоАП РФ (определение Верховного Суда РФ от 06.09.2007 № КАС07-416).

Сведения о приобретенных организацией бланках трудовых книжек (вкладышей в них) и о выдаче бланка для оформления отражаются в приходно-расходной книге (п. 41 Правил). При выдаче работнику трудовой книжки или вкладыша работодатель может взимать с него плату, которая определяется размером расходов на приобретение соответствующих бланков (п. 47 Правил). Сумма, полученная организацией за бланк трудовой книжки (вкладыша в нее), оформленный на работника, отражается в графе 11 книги учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Приобретенные организацией бланки должны использоваться отделом кадров при оформлении трудовых книжек (вкладышей в них) работникам. Если гражданин поступает на работу впервые и просит заполнить самостоятельно приобретенный им бланк трудовой книжки (вкладыша в нее), то отдел кадров не должен принимать этот бланк для последующего ведения в организации (п. 4 письма Роструда от 08.12.2008 № 2742-6-1).