Можно ли для проведения инвентаризации наклеивать этикетки со штрихкодами на трудовые книжки?
Ответы по кадрам и оплате труда

Можно ли для проведения инвентаризации наклеивать этикетки со штрихкодами на трудовые книжки?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В организации проводится инвентаризация кадровых документов. Можно при ее проведении наклеивать на трудовые книжки этикетки со штрихкодами?

Наклеивать этикетки со штрихкодами не рекомендуется.

Обоснована позиция следующим.

Трудовая книжка является основным документом, содержащим сведения о трудовой деятельности и стаже работника (ст. 66 ТК РФ).

Форма, порядок их ведения и хранения установлены Правилами ведения и хранения трудовых книжек, утв. постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 "О трудовых книжках" (далее – Правила).

Для учета трудовых книжек работодатель должен вести, в частности, книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них. В ней регистрируются все трудовые книжки, принятые от работников при поступлении на работу, а также вновь выданные трудовые книжки (п. 40, п. 41 Правил).

Книга учета должна быть пронумерована, прошнурована, заверена подписью руководителя организации, скреплена сургучной печатью или опломбирована. Бланки трудовой книжки и вкладыши в нее хранятся в организации как документы строгой отчетности и выдаются лицу, ответственному за ведение трудовых книжек, по его заявке (п. 42 Правил).

Фактическое наличие бланков документов строгой отчетности (в том числе бланков трудовых книжек и вкладышей к ним) проверяется по видам бланков с учетом их начальных и конечных номеров, а также по каждому месту их хранения и материально ответственным лицам. Такой порядок предусмотрен в п. 3.41 Методических указаний по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утв. приказом Минфина России от 13.06.1995 № 49.

Таким образом, при проведении инвентаризации кадровых документов учитывается количество находящихся у работодателя трудовых книжек и их соответствие сведениям, указанным в книге учета движения трудовых книжек и вкладышей в них.

Вместе с тем трудовая книжка и вкладыши в нее являются бланками строгой отчетности. Хотя закон не содержит прямого запрета на наклеивание этикеток со штрихкодом, их использование не соответствует целям инвентаризации и представляется нарушением Правил.