Вопрос аудитору
При приеме на работу сотрудник представляет бумажную трудовую книжку и заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности. Нужно ли делать в его трудовой книжке запись о приеме на работу и выборе способа ведения трудовой книжки в электронном виде или можно сразу вернуть бумажную трудовую книжку работнику и начать вести ее в электронном виде?
Если работник при устройстве на работу предъявляет и трудовую книжку, и заявление о переходе на электронную трудовую книжку, то работодатель должен заполнить бумажную трудовую книжку.
Письменное заявление о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе или в электронном виде подается работодателю работниками (п. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ). Если работник выбрал ведение трудовой книжки в электронном виде, то работодатель выдает трудовую книжку ему на руки и освобождается от ее дальнейшего ведения и хранения (п. 3 ст. 2 Закона № 439-ФЗ).
Однако на момент трудоустройства (до издания приказа о приеме на работу, заключения трудового договора и т.д.) соискатель еще не является работником. Соответственно, до принятия заявления от работника о способе ведения трудовой книжки, необходимо произвести его трудоустройство. Поскольку на момент возникновения трудовых отношений работник все еще использует бумажную трудовую книжку, он должен предоставить ее работодателю (ч. 1 ст. 65 ТК РФ). Работодатель, в свою очередь, обязан принять от работника трудовую книжку и заполнить ее. Учитывая вышесказанное, полагаем, что работодателю необходимо придерживаться следующего порядка действий.
- Оформление приема на работу в общем порядке с внесением в трудовую книжку записи о приеме на работу.
- Получение от работника заявления о ведении трудовой книжки в электронной форме.
- Внесение в трудовую книжку записи о выборе работником способа ведения трудовой книжки в электронной форме.
- Выдача работнику бумажной трудовой книжки на руки.
Напоминаем, что факт принятия сотрудника на работу, а также факт подачи им заявления о предоставлении сведений о трудовой деятельности (о переходе на электронную трудовую книжку) необходимо отразить в форме СЗВ-ТД. До конца 2020 года действует временный порядок, согласно которому такая форма должна быть подана на следующий рабочий день после совершения кадрового мероприятия (издания приказа о приеме на работу). Поскольку заявление о выборе способа ведения трудовой книжки было подано непосредственно после трудоустройства работника, в СЗВ-ТД необходимо отразить оба этих факта.