Вопрос аудитору
При трудоустройстве работники предоставляют паспорт, СНИЛС и ИНН. Кадровая служба снимает копию с этих документов и хранит в личных делах работников. Законны ли действия кадровой службы?
Обязанность оформлять личные дела установлена в отношении государственных и муниципальных служащих (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609, ст. 30 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ). На работников коммерческих организаций оформлять личные дела необязательно.
Однако если коммерческая организация решила вести личные дела работников, то целесообразно закрепить порядок их ведения в соответствующем положении.
В личные дела работников могут помещаться следующие документы:
- анкета, автобиография, резюме;
- заявление о приеме на работу;
- копии документов об образовании;
- рекомендации и характеристики;
- медицинские справки;
- трудовой договор;
- выписка из приказа о приеме на работу;
- выписки из протоколов об избрании на должность, об итогах конкурса на вакантную должность;
- личная карточка.
Копии документов (выписки) должны заверять работники кадровой службы. Документы личного дела подшиваются в папку "Дело". В личном деле должна быть оформлена внутренняя опись документов.
В п. 16 Указа Президента РФ от 30.05.2005 № 609 установлено, что к личному делу гражданского служащего в числе прочего приобщаются копия паспорта и копия документов ЗАГСа. Однако применять это требование к личным делам лиц, которые не являются гражданскими служащими, неправомерно.
Документы, удостоверяющие личность, нужны работодателю исключительно при оформлении трудовых отношений. Данные, которые содержат паспорта, СНИЛС и ИНН признаются персональными.
Под персональными данными понимаются сведения о фактах, событиях и обстоятельствах частной жизни гражданина, позволяющие идентифицировать его личность (п. 1 Указа Президента РФ от 06.03.1997 № 188). Сбор, обработка, передача, хранение и иные действия с такой информацией должны выполняться в строгом соответствии с Федеральным законом от 27.07.2006 № 152-ФЗ "О персональных данных" (далее – Закон № 152-ФЗ).
В соответствии с п. 2 ст. 5 Закона № 152-ФЗ обработка персональных данных должна ограничиваться достижением конкретных, заранее определенных и законных целей.
Паспорт и СНИЛС нужны работодателю для заключения договора, поэтому их предоставление ограничено целью заключения трудового договора. Следовательно, хранить копии этих документов в личном деле работодатель не вправе. Обратите внимание, требовать у работника ИНН работодатель не имеет права, поэтому хранение копии ИНН в личном деле не служит для достижения законных и заранее определенных целей.
Хранение копий паспорта, СНИЛС и ИНН в личном деле может повлечь ответственность за нарушение законодательства о персональных данных (см. например, постановление ФАС Северо-Кавказского округа от 21.04.2014 по делу № А53-13327/2013). Например, Пятнадцатый арбитражный апелляционный суд, привлекая к ответственности работодателя постановлением от 14.03.2014 № 15АП-22502/2013 по делу А53-12557/2013, указал следующее: в личных делах работников общества хранятся документы, содержащие персональные данные, превышающие установленный пунктом 2 статьи 86 ТК РФ объем обрабатываемых персональных данных работников, определенный законодательством. К незаконно обрабатываемым персональным данным работников относятся копии страниц паспорта, фотографии работников.