Как оформить прием временного сотрудника, если основной сначала уходит в ежегодный отпуск, а потом в декретный?
Ответы по кадрам и оплате труда

Как оформить прием временного сотрудника, если основной сначала уходит в ежегодный отпуск, а потом в декретный?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Беременная сотрудница уходит в ежегодный оплачиваемый отпуск, после которого выйдет в отпуск по беременности и родам, а потом, скорее всего, в отпуск по уходу за ребенком. Как оформлять временного работника на ее место? На какой срок заключать срочный трудовой договор, что указывать в бумажной трудовой книжке?

На период отсутствия основного работника работодатель может заключить срочный трудовой договор с другим лицом. Срок такого договора зависит от того, на какой срок нанимается работник. Целесообразнее заключать срочный трудовой договор до выхода основной сотрудницы на работу.

Обоснуем ответ.

На время исполнения обязанностей отсутствующего работника заключается срочный трудовой договор (абз. 2 ч. 1 ст. 59 ТК РФ).

В срочном трудовом договоре указывается срок его действия и обстоятельства (причины), по которым он заключается (абз. 4 ч. 2 ст. 57 ТК РФ). При этом срок может быть обозначен датами или указанием на событие.

В рассматриваемой ситуации работодатель может заключить срочный трудовой договор на период ежегодного отпуска или на период ежегодного отпуска и отпуска по беременности и родам. Либо он может включить в срок отпуск по уходу за ребенком. Но если сотрудница решит прервать какой-то из отпусков и выйти на работу досрочно, окончание срока договора может вызвать споры. Срок действия в трудовом договоре может быть определен указанием периода, на который заключен трудовой договор, и указанием на определенное событие, прекращающее действие договора. Поэтому можно обозначить срок окончания трудового договора такой фразой: "До выхода на работу отсутствующего сотрудника из отпуска".

Указывать срок действия договора точными датами также не рекомендуется, поскольку прекратить трудовой договор до их наступления не получится.

Если работодатель заключил срочный трудовой договор, например, на период ежегодного отпуска и отпуска по беременности и родам, то в день окончания декретного отпуска временного работника необходимо уволить. Если этого не сделать, срочный трудовой договор с временным работником станет бессрочным (ч. 4 ст. 58 ТК РФ), что исключает возможность его увольнения в связи с истечением срока трудового договора (по основанию, предусмотренному п. 2 ч. 1 ст. 77 ТК РФ).

Если основной работник дальше выходит в отпуск по уходу за ребенком, то с временным работником необходимо заключить новый срочный трудовой договор. Однако при увольнении ему нужно выплатить компенсацию за все неиспользованные отпуска (если у него будут неотгулянные дни отпуска) (ч. 1 ст. 127 ТК РФ). Стаж, дающий право на ежегодный отпуск, по новому договору начнет исчисляться заново (ст. 121 ТК РФ).

Также нельзя при расчете среднего заработка в период действия следующего срочного трудового договора использовать начисления, которые производились в период предыдущего срочного трудового договора.

В трудовом договоре формулировка условия о сроке может быть такой:

"Срочный трудовой договор заключен на время исполнения обязанностей отсутствующего работника, за которым в соответствии с трудовым законодательством сохраняется место работы, менеджера Ивановой Ирины Ивановны, на период предоставленного ей ежегодного оплачиваемого отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком до выхода на работу из указанного отпуска, см. абз. 2 ч. 1 ст. 59 Трудового кодекса РФ".

Запись о приеме на работу в бумажную трудовую книжку работника (если он не перешел на электронную) вносится в общем порядке. Порядок ведения и хранения трудовых книжек утвержден приказом Минтруда России от 19.05.2021 № 320н (далее – Порядок № 320н). Правила внесения записи о приеме на работу регулируются п. 10 Порядка № 320н.

Сначала в графе 3 в виде заголовка указывается полное наименование организации, а также сокращенное наименование организации (при его наличии).

После этой строки указываются:

  • в графе 1 – порядковый номер вносимой записи;
  • в графе 2 – дата приема на работу (указать нужно именно дату поступления на работу, а не дату приказа о приеме);
  • в графе 3 – запись о приеме на работу. При этом указываются: структурное подразделение (отдел, служба, управление, департамент, цех и т. п.), если условие о работе в конкретном структурном подразделении включено в трудовой договор, наименование должности (работы), специальности, профессии с указанием квалификации;
  • в графе 4 – дата и номер приказа (распоряжения) или иного решения работодателя, на основании которого произведена запись о приеме на работу.

В трудовой книжке не нужно указывать, что трудовой договор с работником носит срочный характер (письмо Роструда от 06.04.2010 № 937-6-1).