Как должна быть заверена копия справки о сумме заработка, необходимая для расчета пособий?
Ответы по кадрам и оплате труда

Как должна быть заверена копия справки о сумме заработка, необходимая для расчета пособий?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В организацию принят новый сотрудник. Может ли он принести вместо оригинала справки ее копию? Кем и каким образом они должны быть заверены?

Порядок расчета и выплаты пособий определяется Федеральным законом от 29.12.2006 № 255-ФЗ (далее – Закон № 255-ФЗ). Для назначения и выплаты пособий работник должен представить справку о сумме заработка с предыдущего места работы (ч. 5 ст. 13 Закона № 255-ФЗ). В соответствии с ч. 7.1 ст. 13 Закона № 255-ФЗ вместо подлинника справки о сумме заработка работник может представить ее копию, заверенную в установленном порядке.

Заверить копию справки о заработке нужно нотариально (ст. 77 Основ законодательства Российской Федерации о нотариате, утв. ВС РФ 11.02.1993 № 4462-1). Таким образом, работник может представить как оригинал справки, так и копию, заверенную нотариально.

Если работник принес работодателю нотариально заверенную копию, работодатель может просто подшить ее в личное дело работника. Если работник принес работодателю оригинал справки о заработке, работодателю необходимо снять с нее копию и заверить ее подписью ответственного лица.

При заверении этой копии можно использовать ГОСТ Р 7.0.97-2016 "Национальный стандарт РФ. Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов", утв. приказом Росстандарта от 08.12.2016 № 2004-ст (далее – ГОСТ Р 7.0.97-2016).

Согласно п. 5.26 ГОСТа Р 7.0.97-2016 отметка о заверении копии проставляется под реквизитом "подпись" и включает слово "Верно", наименование должности лица, заверившего копию, его собственноручную подпись, расшифровку подписи (инициалы, фамилию), дату заверения копии (выписки из документа).

Пример

Верно

Инспектор службы кадров     Подпись    И. О. Фамилия

Дата

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. Подлинник справки о сумме заработка возвращается работнику, а заверенная копия подшивается в личное дело работника. Оригинал справки нужно вернуть сотруднику после его оформления, а не в момент увольнения. Связано это с тем, что работник может устраиваться внешним совместителем, поэтому такому работодателю он тоже должен представить оригинал справки.