Вопрос аудитору
Сотрудница вышла замуж и сменила фамилию. В личном деле работника у работодателя хранится копия свидетельства о постановке на учет в налоговом органе (с указанием ИНН), однако в нем указана старая фамилия сотрудницы. Меняется ли ИНН при смене фамилии? Нужно ли в таком случае требовать от работника новое свидетельство о постановке на учет в инспекции с новой фамилией?
В большинстве случаев требовать от работника предоставления нового свидетельства о постановке на учет в налоговом органе в связи со сменой фамилии не следует. Обосновывается это следующим.
Перечень документов, которые работник обязан предоставить работодателю при приеме на работу, закреплен в ст. 65 ТК РФ. Свидетельства о постановке на учет в налоговом органе в этом перечне нет. Согласно ч. 3 ст. 65 ТК РФ запрещается требовать от лица, поступающего на работу, документы, которые не предусмотрены ТК РФ и другими нормативными актами.
В некоторых случаях в соответствии с нормативными актами работник обязан предоставить работодателю дополнительные документы при трудоустройстве (ч. 2 ст. 65 ТК РФ). Например, свидетельство о постановке на учет в налоговом органе необходимо предоставить при поступлении:
- на службу в органы внутренних дел (п. 8 ч. 1 ст. 18 Федерального закона от 30.11.2011 № 342-ФЗ),
- на муниципальную службу (п. 7 ч. 3 ст. 16 Федерального закона от 02.03.2007 № 25-ФЗ).
Таким образом, в случаях, когда наличие такого документа в личном деле является обязательным в силу закона, можно попросить работника принести из налоговой инспекции новое свидетельство для актуализации данных в личном деле.
Напоминаем, что форма свидетельства о постановке на учет физического лица в налоговом органе утверждена приказом ФНС России от 11.08.2011 № ЯК-7-6/488@. Согласно п. 16 Порядка и условий присвоения, применения, а также изменения ИНН, утв. приказом ФНС России от 29.06.2012 № ММВ-7-6/435@, ИНН, который присвоен гражданину, не меняется.
Однако в некоторых случаях новые данные вносятся в выданное ранее свидетельство о постановке на учет в налоговом органе. Так, при изменении фамилии гражданину выдается новое свидетельство с новой фамилией, но с указанием присвоенного ранее ИНН.
Для получения нового документа гражданин должен самостоятельно обратиться в налоговый орган по месту учета (п. 49 приказа Минфина России от 29.12.2020 № 329н).