Суммированный учет рабочего времени – это способ учета рабочего времени, когда невозможно обеспечить сотрудникам соблюдение ежедневной и еженедельной нормальной продолжительности рабочего времени. Таким образом, любой режим работы, при котором не соблюдается ежедневная и еженедельная нормальная продолжительность рабочего времени (8 и 40 часов соответственно), требует ведения суммированного учета.

При суммированном учете рабочего времени выбирается учетный период – от месяца до года. За этот период продолжительность рабочего времени не должна превышать нормальную продолжительность рабочего времени по производственному календарю (п. 1 Порядка, утв. приказом Министерства здравоохранения и социального развития РФ от 13.08.2009 № 588н).

При суммированном учете рабочего времени работодателю необходимо составить график работ. Эта обязанность за работодателем напрямую не закреплена, однако такой график поможет вести точный учет рабочего времени и не допускать случайных переработок. Фактически в графике работ указывается предполагаемое время работы каждого сотрудника (начало, окончание, количество часов).

Исходя из того, что за учетный период сотрудник должен отработать норму по производственному календарю, график ему необходимо составлять так, чтобы в течение учетного периода не было сверхурочной работы. При этом если работник освобождался от исполнения трудовых обязанностей с сохранением места работы (например, отпуск, болезнь и т. д.), то из нормы учетного периода это время исключается. Норма рабочего времени в таком случае уменьшается на количество часов отсутствия, приходящихся на рабочий график. К аналогичному выводу пришел и Роструд в письмах от 18.05.2011 № 1353-6-1, от 01.03.2010 № 550-6-1.

Таким образом, при составлении графика на первый квартал 2024 года работодатель должен уложиться в 454 часа (для полной явки при 40-часовой рабочей неделе).

Согласно ч. 1 ст. 99 ТК РФ сверхурочная работа – выполнение сотрудником по инициативе работодателя работы за пределами установленного в организации рабочего времени (смены) или сверх нормального числа рабочих часов за учетный период (при суммированном учете). Продолжительность сверхурочной работы каждого сотрудника не может быть больше 4 часов в течение двух дней подряд или 120 часов в год (ч. 6 ст. 99 ТК РФ).

Работа в выходные и праздничные дни оплачивается по повышенным ставкам независимо от графика работы и порядка учета рабочего времени. Для работника, получающего оклад (ч. 3 ст. 153 ТК РФ):

• в размере не менее одинарной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась в пределах нормы рабочего времени,
• в размере не менее двойной дневной или часовой ставки сверх оклада, если работа производилась сверх нормы рабочего времени.

Для сотрудников, получающих месячный оклад, порядок его перевода в часовую (дневную) тарифную ставку законодательством не определен. Работодатель может использовать один из следующих способов.

1. Исходя из месячной нормы времени по графику сотрудника. При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов (дней) в месяце выполнения работ и т. п. по графику работы сотрудника (см. определения Восьмого КСОЮ от 23.06.2020 № 88-11483/2020, Девятого КСОЮ от 21.11.2019 № 88-260/2019) (этот способ не подходит для месяцев, в которых есть переработка).
2. Исходя из среднемесячной нормы рабочего времени (определяемой автоматически по данным заполненного производственного календаря как 1/12 годовой нормы). При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на среднее количество часов (дней) в месяце за год (письма Роструда от 28.09.2011 № 2822-6-1, Минздрава России от 02.07.2014 № 16-4/2059436).
3. Исходя из месячной нормы времени по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели, установленной для графика сотрудника. При этом варианте часовая (дневная) ставка определяется путем деления месячной тарифной ставки (должностного оклада) на количество рабочих часов (дней) в месяце по производственному календарю с учетом продолжительности рабочей недели (5 или 6 дней) (определение Восьмого КСОЮ от 23.06.2020 № 88-11483/2020).

Также стоит помнить, что все переработки считаются по итогам учетного периода (п. 1 ст. 99 ТК РФ). Ранее истечения учетного периода это делать не нужно, см. определение Санкт-Петербургского городского суда от 18.03.2014 № 33-4006/2014.

При этом работодатель обязан вести учет времени, фактически отработанного каждым работником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ).

Если работа в праздничные дни включалась в норму за учетный период, то оплачивать ее необходимо в размере одинарной ставки сверх оклада. Это произойдет, если по графику сотрудника у него за первый квартал 2024 года отработано не более 454 часов (при 40-часовой рабочей неделе).

Если работа в праздничные дни в норму часов за учетный период не уложилась, то оплатить такие дни необходимо в размере двойной ставки сверх оклада (абз. 4 ч. 1 ст. 153 ТК РФ).

При этом работа в праздничные дни, оплаченная как сверхурочная, при подсчете сверхурочных часов за период еще раз не учитывается, поскольку она уже была оплачена в повышенном размере (ч. 3 ст. 152 ТК РФ).

В табеле учета рабочего времени в течение учетного периода необходимо отражать фактически отработанное время. Если сотрудник работает посменно, например, по графику 12 часов 2/2, то в табеле необходимо именно так отражать общее количество часов.

Если работодатель использует унифицированную форму табеля учета рабочего времени (формы № Т-12, № Т-13, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1), то для сверхурочной работы необходимо использовать специальный код "С" или "04" с указанием переработанных часов.

Отметим, что законодательство не содержит специальных правил отражения сверхурочных часов при суммированном учете. Это можно делать в пределах учетного периода или в пределах смены. По нашему мнению, можно опираться на выбранный способ оплаты такой работы.

На практике есть 2 способа оплаты сверхурочной работы – путем учета сверхурочных часов в среднем за смену или за весь учетный период. Подробнее см. здесь.

Так, если работодатель оплачивает сверхурочные часы за учетный период исходя из графика, то в табеле, по нашему мнению, сверхурочные часы нужно отмечать в целом за учетный период. Например, если в 1-м квартале 2024 года сотрудник отработает 480 часов (вместо 454) и 26 часов организация планирует распределить по сменам (в том числе новогодним), то часть часов в сменах необходимо отметить как сверхурочные.

Работа в выходной или нерабочий праздничный день отмечается в табеле кодом "РВ" (03). Специального кода для сверхурочной работы и работы в выходные (нерабочие праздничные) дни Указания не содержат. Поэтому работодатель вправе установить такой код самостоятельно (чтобы отличать работу в праздничные дни в пределах нормы и сверхурочную).