Как отразить в табеле учета рабочего времени время опоздания сотрудников?
Ответы по кадрам и оплате труда

Как отразить в табеле учета рабочего времени время опоздания сотрудников?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудник опоздал на работу на час. Как отразить его опоздание в табеле учета рабочего времени? Должен ли работодатель оплачивать часы опозданий?

При заполнении табеля учета рабочего времени в отношении опоздавшего работника нужно отразить в нем количество фактически отработанных работником часов. Время, в течение которого он отсутствовал в связи с опозданием, не учитывается как отработанное. За дни, когда работник опаздывал на работу, следует оплатить только фактически отработанное им время. Обосновывается это следующим.

Работодатель обязан вести учет рабочего времени, фактически отработанного каждым сотрудником (ч. 4 ст. 91 ТК РФ). Для этого можно использовать унифицированную форму табеля, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (№ Т-12 и № Т-13), или форму, самостоятельно разработанную и утвержденную работодателем (ч. 2, 4 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете").

Табель, который ведется по унифицированным формам № Т-12 или Т-13, заполняется в соответствии с Указаниями по применению и заполнению формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты, утв. постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1 (далее – Указания).

Согласно Указаниям в формах № Т-12 и Т-13 (в графах 4 и 6) верхняя строка применяется для отметки условных обозначений (кодов) затрат рабочего времени, а нижняя – для записи продолжительности отработанного или неотработанного времени (в часах и минутах) по соответствующим кодам затрат рабочего времени на каждую дату. В графах 5 и 7 табеля по форме № Т-12 проставляется количество отработанных дней, а в нижних – количество часов, отработанных за учетный период.

Учет рабочего времени в табеле ведется одним из следующих способов:

  • методом сплошной регистрации явок и неявок. При этом способе отражаются только часы, которые работник фактически находился на рабочем месте и выполнял свои обязанности (если при 8-часовом рабочем дне он опоздал на 1 час, в табеле проставляется 7 – количество отработанных им часов);
  • методом регистрации отклонений (неявок, опозданий, сверхурочной работы и т. д.). При этом способе отражается только время отклонения от рабочего графика, например, если работник опоздал на 1 час, в табеле проставляется 1.

Пример

Если табель заполняется первым методом, при опоздании в нем необходимо отразить количество фактически отработанных работником часов. Время его отсутствия на работе в связи с опозданием не учитывается как отработанное. Для этого в табеле нужно отразить факт явки буквенным кодом "Я" или цифровым кодом "01". Если работодатель разработал и утвердил свою форму табеля и буквенные и цифровые обозначения, следует проставить их. Кроме того, работодатель вправе утвердить собственные коды для обозначения опозданий работников. В этом случае в верхней строке табеля можно указать через дробь обозначения явки и опоздания, например, "Я/ОП", если работник явился с опозданием, а в нижней – время по каждому обозначению, например, "7/1", если работник отработал 7 часов, а опоздал на 1 час.

Обращаем внимание, что по мнению Роструда, работодатель не имеет права уменьшать в табеле отработанное работником время на 1 час, если он опоздал на работу на 5-10 минут. Специалисты ведомства считают, что в этом случае уменьшения фактически отработанного времени на 1 час не происходит, то есть уменьшение его на 1 час незаконно. Эксперты Роструда также напомнили, что формы табеля предусматривают возможность вести учет как в часовом, так и в часовом и минутном исчислении, то есть опоздание можно зафиксировать с точностью до минуты.

Что касается оплаты труда опоздавшего работника, отметим следующее.

Оклад (должностной оклад) – это фиксированный размер оплаты труда работника за исполнение трудовых (должностных) обязанностей определенной сложности за календарный месяц без учета компенсационных, стимулирующих и социальных выплат (ч. 4 ст. 129 ТК РФ). Зарплата устанавливается работнику трудовым договором в соответствии с действующими у работодателя системами оплаты труда (ч. 1 ст. 135 ТК РФ). Согласно ч. 3 ст. 155 ТК РФ при невыполнении норм труда, неисполнении трудовых (должностных) обязанностей по вине работника оплата нормируемой части заработной платы производится в соответствии с объемом выполненной им работы. Из этого можно сделать вывод, что работнику, опоздавшему на работу, следует оплатить только фактически отработанное время.

Время опоздания можно оформить как простой по вине работника. Такой простой не подлежит оплате в соответствии со ст. 157 ТК РФ. При этом в табеле период простоя по вине работника обозначается буквенным кодом "ВП" или цифровым кодом "33". Для объявления такого простоя работодател должен издать приказ.