Нужно ли оплачивать проживание, если командированный не представил подтверждающих документов?
Ответы по кадрам и оплате труда

Нужно ли оплачивать проживание, если командированный не представил подтверждающих документов?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Сотрудник при возвращении из командировки не представил документы, подтверждающие оплату гостиницы. Что делать организации с оплатой проживания сотрудника?

При направлении сотрудника в командировку работодатель возмещает ему (ч. 1 ст. 168 ТК РФ):

  • расходы на проезд;
  • расходы на наём жилого помещения;
  • суточные;
  • иные затраты, произведенные им с разрешения или ведома работодателя.

Порядок и размеры возмещения расходов, связанных со служебными командировками, определяются коллективным договором или локальным нормативным актом (ч. 4 ст. 168 ТК РФ, п. 11 Положения, утв. постановлением Правительства России от 13.10.2008 № 749), далее – Положение № 749.

В соответствии с п. 26 Положения № 749 работник по возвращении из командировки обязан представить работодателю в течение трех рабочих дней авансовый отчет об израсходованных средствах и произвести окончательный расчет по полученному авансу. К авансовому отчету работник обязан приложить документы о найме жилого помещения, фактических расходах на проезд (включая оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей) и об иных расходах, связанных с командировкой.

Трудовое законодательство не содержит норм, позволяющих работодателю не оплачивать проживание сотрудника в командировке, если он не представил подтверждающих документов. Таким образом, если в авансовом отчете сотрудник указал расходы на проживание, но не представил подтверждающих документов (счет из гостиницы, чек из гостиницы, платежные поручения и др.), то работодатель не может не оплачивать эти расходы.

Однако коллективным договором или локальными нормативными актами (например, Положением о командировках) работодатель может ограничить такие выплаты минимальной суммой.

Суммы оплаты проживания сотрудника в командировке без подтверждающих документов не облагаются НДФЛ в размере 700 рублей (2 500 рублей – при командировке за границу) за каждый день нахождения в командировке (абз. 12 п. 1 ст. 217 НК РФ).

В отношении страховых взносов аналогичной нормы нет, поэтому без документов, подтверждающих расходы на наём жилья, такие суммы облагаются страховыми взносами в полном объеме (см. письма Минфина России от 28.03.2019 № 03-15-06/21254, от 09.02.2018 № 03-04-05/7999).