Вопрос аудитору
Сотрудник уходит в отпуск с 3 июля 2023 года. При выплате отпускных заработная плата за июнь еще не посчитана, нужно ли производить пересчет и производить доплату? Можно ли остаток выплатить вместе с заработной платой 10 июля 2023 года? Как платить с этой суммы НДФЛ и как ее отражать в 6-НДФЛ?
Отпускные рассчитываются исходя из среднего заработка, порядок определения которого закреплен в ч. 4 ст. 139 ТК РФ и п. 10 Положения, утв. постановлением Правительства РФ от 24.12.2007 № 922 (далее – Положение № 922).
Для расчета среднего дневного заработка необходимо определить фактически начисленные суммы в течение расчетного периода. Расчетный период составляет 12 месяцев, предшествующих месяцу сохранения заработка. При этом месяцем считается период с 1-го по 30-е (31-е) число соответствующего месяца включительно (в феврале – по 28-е (29-е) число включительно). Если сотрудник идет в отпуск с 3 июля 2023 года, то расчетным периодом для него будет 1 июля 2022 г. – 30 июня 2023 г.
Отпускные должны быть выплачены сотруднику за три календарных дня до начала отпуска. В случае ухода в отпуск 3 июля – это 29 июня. Поскольку при расчете среднего заработка 29 июня не могут быть учтены все доходы за июнь, то после начисления заработной платы за месяц необходимо пересчитать средний заработок и доплатить положительную разницу. Обычно в таких ситуациях используется понятие "разумный срок" (например, срок выплаты следующей заработной платы за первую или вторую половину месяца). Поскольку по трудовому законодательству эта сумма отпускными не является, выплатить ее можно в сроки, установленные работодателем (после расчета вместе с заработной платой за первую или вторую половину месяца). Безопасным вариантом считаем установление срока такой доплаты в локальных нормативных актах работодателя (ПВТР, Положение об оплате труда и т. п.).
Если разница будет отрицательной, эту сумму работодатель удержать по собственной инициативе не вправе (ст. 137 ТК РФ). Поэтому работник может вернуть сумму самостоятельно либо написать заявление об удержании этой суммы при следующей выплате заработной платы.
НДФЛ с суммы отпускных необходимо удержать в день фактического перечисления сотруднику, т. е. 29.06.2023, а уплатить НДФЛ не позднее 28.07.2023 (пп. 1 п. 1 ст. 223, п. 4, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Если работодатель производит доплату, то датой получения дохода в целях уплаты НДФЛ будет дата фактической выплаты (пп. 1 п. 1 ст. 223 НК РФ). Таким образом, удержать НДФЛ необходимо в день перечисления сотруднику, и перечислить НДФЛ в бюджет – в зависимости от даты выплаты (удержания) (п. 6 ст. 226 НК РФ):
- если выплата будет произведена по 22 июля включительно, то уплатить НДФЛ в бюджет нужно не позднее 28.07.2023;
- если доплату перечислить сотруднику с 23 июля по 22 августа, то уплатить НДФЛ в бюджет необходимо не позднее 28.08.2023.
Порядок заполнения расчета 6-НДФЛ регулируется приказом ФНС России от 15.10.2020 № ЕД-7-11/753@ (далее – Порядок). С отчетности за I квартал 2023 года применяются изменения, внесенные приказом ФНС России от 29.09.2022 № ЕД-7-11/881@.
В разделе 1 расчета указываются (п. 3.2 Порядка):
- по строке 020 – сумма НДФЛ, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода (по всем физическим лицам);
- по строке 021 – сумма исчисленного и удержанного налога,
подлежащая уплате по первому сроку перечисления отчетного периода:
- для расчета за 9 месяцев – период с 23 июня по 22 июля;
- по строке 022 – сумма исчисленного и удержанного налога, подлежащая
уплате по второму сроку перечисления отчетного периода:
- для расчета за 9 месяцев – период с 23 июля по 22 августа;
- по строке 023 – сумма исчисленного и удержанного налога,
подлежащая уплате по третьему сроку перечисления отчетного периода:
- для расчета за 9 месяцев – период с 23 августа по 22 сентября.
При этом сумма налога, подлежащая перечислению за последние 3 месяца отчетного периода, указанная по строке 020, должна соответствовать сумме значений заполненных строк 021–023.
С учетом сроков уплаты НДФЛ и Порядка заполнения расчета 6-НДФЛ налог с отпускных, выплаченных 29 июня 2023 года, а также НДФЛ с доплаты отпускных должен быть отражен в разделе 1 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года.
При этом НДФЛ с отпускных отражается по строке 021 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
А НДФЛ с доплаты – в зависимости от даты выплаты:
- если доплата произведена по 22 июля (включительно), то НДФЛ с доплаты также подлежит отражению по строке 021 раздела 1 расчета 6-НДФЛ,
- если же доплата произведена после 22 июля, то НДФЛ с доплаты подлежит отражению по строке 022 раздела 1 расчета 6-НДФЛ.
Что касается раздела 2, то сумма отпускных, выплаченных 29 июня 2023 года, и НДФЛ с этой суммы отражаются в расчете за полугодие 2023 года следующим образом (п. 4.3 Порядка, письма ФНС России от 06.03.2023 № ЗГ-3-11/3160@, от 11.04.2023 № БС-4-11/4420@).
- строки 110 и 112 – сумма отпускных;
- строка 140 – НДФЛ, начисленный с суммы отпускных;
- строка 160 – НДФЛ, удержанный с суммы отпускных.
Что касается доплаты, то если она будет выплачена позже 1 июля 2023 года, то указанная доплата и НДФЛ с нее отражаются в разделе 2 расчета 6-НДФЛ за 9 месяцев 2023 года следующим образом:
- строки 110 и 112 – сумма доплаты;
- строка 140 – НДФЛ, начисленный с суммы доплаты;
- строка 160 – НДФЛ, удержанный с суммы доплаты.
Если отпускные выплачены излишне и эта сумма подлежит удержанию в рамках одного налогового периода (календарного года), то: