Ответ:

Расход подотчетных сумм должен быть подтвержден первичными документами. Если из документов нельзя получить полную достоверную информацию о хозяйственной операции или, например, утерян кассовый чек, билет, то такие расходы не следует принимать к налоговому учету.

Для того чтобы отметить расходы, отраженные в авансовом отчете, в качестве таких, которые не принимаются к налоговому учету в программе "1С:Бухгалтерия 8", необходимо выполнить следующие действия (рис. 1):

1. Меню: Банк и касса – Касса – Авансовые отчеты.
2. Нажмите кнопку "Создать" и в открывшейся форме укажите дату составления авансового отчета.
3. В поле "Подотчетное лицо" выберите из справочника "Физические лица" подотчетное лицо, отчитывающееся по авансовому отчету.
4. На закладке "Авансы" нажмите кнопку "Добавить" и в поле "Документ аванса" выберите тип данных "Выдача денежных документов", "Выдача наличных", по которым сотруднику выданы денежные средства под отчет и (или) документ "Списание с расчетного счета".
5. В поле "Назначение" укажите цель выдачи денежных средств под отчет, а в полях "Приложение... документов на... листах" укажите количество документов и их листов, прилагаемых к авансовому отчету.
6. На закладке "Прочее" нажмите кнопку "Добавить" и заполните поля табличной части, указав документы (расхода), номер, дату, номенклатуру, сумму, ставку и сумму НДС согласно документам, представленным подотчетным лицом и т.д.
7. В поле "Счет затрат/Подразделение" укажите счет затрат по бухгалтерскому учету, в дебет которого будут включены расходы, и выберите соответствующее подразделение. Если подтверждающие первичные документы не являются корректными или утеряны (например, представлена квитанция к ПКО, но нет кассового чека), выберите счет 91.02 "Прочие расходы". Аналогичным образом автоматически заполнятся поля "Счет затрат НУ" и "Субконто НУ".
8. В поле "Субконто" необходимо заполнить субконто (аналитики) к счету затрат. Для этого перейдите в справочник "Прочие доходы и расходы" и выберите или создайте элемент расхода. В нашем случае мы не принимаем расход в целях расчета по налогу на прибыль. Нажмите кнопку "Создать". В поле "Наименование" напишите вид расходов, в поле "Вид статьи" – выберите соответствующую статью. Снимите флажок "Принимается к налоговому учету" (рис. 2).
9. Кнопка "Записать и закрыть", далее – "Выбрать". Данные будут перенесены в поле "Субконто НУ" авансового отчета.

Рис. 1

Рис. 2