Для контроля наличия первичных учетных документов, полученных от поставщика, в программе "1С:Бухгалтерия 8" в документах поступления предусмотрено поле "Оригинал", в котором при получении оригинала документа следует установить флажок "получен". В документах поступления с видом операций "Товары, услуги, комиссия", "Материалы в переработку", "Оборудование" и "Объекты строительства" поле "Оригинал" расположено на закладке "Дополнительно".
В списке документов поступления в колонке "Оригинал" по кнопке "Оригинал" также можно установить или снять отметки о получении оригинала документа. Эта функция доступна, даже если закрыт период, в котором проведен документ. После установки отметки не требуется перепроведение документов в закрытом периоде. Подробнее об этом см. здесь.
Для контроля за наличием или отсутствием оригиналов первичных документов (накладные, акты, УПД) можно сформировать отчет в виде Реестра документов (рис. 1 - 2) или в виде Списка документов (рис. 3 - 4).
1. Формирование отчета "Реестр документов" (рис. 1 - 2).
- Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
- По кнопке "Печать" выберите "Реестр документов" (рис. 1).
- В сформированном реестре нажмите кнопку "Показать настройки" и перейдите на закладку "Оформление".
- По умолчанию в стандартных настройках установлены флажки у основных полей ("Дата", "Документ", Номер" и т. д.). Установите флажок у поля "Оригинал", при необходимости установите флажки у других полей.
- По кнопке "Сформировать" сформируйте отчет для отображения колонки "Оригинал" с информацией о наличии ("да") или отсутствии ("нет") оригинала первичного документа (рис. 2).
- Реестр можно сформировать с отбором по значению в этой колонке, чтобы в отчет попали только документы с оригиналами или без них (кнопка "Показать настройки", закладка "Отбор", добавьте поле отбора "Оригинал" и укажите для него вид сравнения "равно" и значение "для отбора").
- Чтобы сформировать отчет по определенному контрагенту, установите отбор по значению в поле "Контрагент" (кнопка "Показать настройки", закладка "Отбор", установите флажок у поля "Контрагент", укажите вид сравнения "равно" и значение для отбора).
Рис. 1
2. Формирование отчета "Список документов" (рис. 3 - 4).
- Раздел: Покупки – Поступление (акты, накладные, УПД).
- По кнопке "Еще" выберите "Вывести список" (рис. 3).
- В открывшейся форме при необходимости снимите / установите флажки у колонок, которые нужно отобразить в отчете. Проверьте, что флажком отмечена колонка "Оригинал". Флажок "Только выделенные" (под списком колонок) устанавливается, если в отчет нужно вывести только выделенные строки из списка документов.
- По кнопке "ОК" сформируйте отчет. В колонке "Оригинал" будет отображена информация о наличии ("да") или отсутствии ("нет") оригинала первичного документа (рис. 4).
- Чтобы сформировать отчет только по определенному контрагенту, перед созданием отчета в списке документов в поле "Контрагент" выберите соответствующего контрагента из справочника (флажок отбора по контрагенту будет установлен автоматически), затем по кнопке "Еще" выберите "Вывести список" и сформируйте отчет, как указано выше.
- Для формирования отчета за определенный период необходимо перед созданием отчета по кнопке "Еще" выбрать "Установить период" и указать соответствующий период.
Рис. 3
