Можно ли сотруднику, который использует личный автомобиль, компенсировать стоимость ГСМ?
Бухгалтерский учет. Расчеты с физическими лицами

Вопрос: Организация платит компенсацию за использование личного автомобиля в служебных целях. Одновременно принято решение возмещать сотрудникам стоимость топлива. Как оформить такое возмещение, нужно ли на эту сумму начислять НДФЛ и страховые взносы?

См. также

Ответ от :

За использование сотрудником личного имущества (в том числе транспортного средства) в служебных целях ему положена компенсация, а также возмещение расходов, связанных с использованием (ст. 188 ТК РФ). Размер возмещения расходов определяется письменным соглашением с сотрудником.

Порядок выплаты компенсации за использование личных автомобилей установлен нормативными правовыми актами для двух ситуаций:

  1. для выплат федеральным государственным служащим (постановление Правительства РФ от 02.07.2013 № 563);
  2. для учета суммы компенсации в расходах по налогу на прибыль (постановление Правительства РФ от 08.02.2002 № 92).

Из этого следует, что в остальных случаях нормы возмещения можно устанавливать в соглашении с работником. При этом сумма возмещения может включать расходы на ГСМ. Однако желательно устанавливать общую сумму компенсации или же в отношении расходов на топливо устанавливать порядок подтверждения этих расходов. Например, работнику могут возмещаться фактически понесенные расходы на ГСМ, затраченных на служебные поездки. Расходы могут подтверждаться путевыми листами, нормативами расходов, документами, удостоверяющими оплату топлива.

НДФЛ облагаются доходы, полученные физическим лицом (ст. 209 НК РФ). При определении налоговой базы учитываются все доходы, полученные в денежной или натуральной форме, а также доходы в виде материальной выгоды (п. 1 ст. 210 НК РФ).

К доходам в натуральной форме относятся (п. 1 ст. 211 НК РФ):

  • оплата товаров (работ, услуг) в интересах сотрудника;
  • переданные безвозмездно или за меньшую стоимость товары (работы, услуги);
  • оплата труда в натуральной форме.

Компенсация стоимости топлива не относится ни к одному из указанных видов дохода.

Суммы, которые не облагаются НДФЛ, поименованы в ст. 217 НК РФ. Среди них указаны все виды установленных компенсаций (в пределах норм, определенных законодательством).

Страховыми взносами облагаются выплаты и вознаграждения в пользу сотрудников (пп. 1 п. 1 ст. 420 НК РФ). Исключения из объекта обложения установлены ст. 422 НК РФ, которая предусматривает освобождение для всех видов компенсаций, установленных законодательством (в пределах норм).

Таким образом, если работодатель устанавливает нормы возмещения расходов за использование личного автомобиля в служебных целях и включает в эти нормы оплату ГСМ, то с этих сумм не нужно удерживать НДФЛ и начислять на них страховые взносы.

Такие выводы подтверждают контролирующие органы (см. письмо Минфина России от 30.04.2015 № 03-04-05/25434) и суды (см. определение Верховного Суда РФ от 25.04.2016 № 302-КГ16-3855 по делу № А19-7892/2015).

Как задать вопрос