Какими документами оформляется и какими налогами облагается возмещение стоимости топлива за использование личного автомобиля в служебных целях?
Бухгалтерский учет. Расчеты с физическими лицами

Вопрос: Организация возмещает сотруднику за использование личного автомобиля в служебных целях стоимость топлива. При этом сотрудник использует топливную карту, принадлежащую организации. Какие документы необходимо иметь для подтверждения расходов в целях налогообложения прибыли? Облагается ли данная компенсация НДФЛ и страховыми взносами?

Ответ от :

По общему правилу согласно ст. 188 ГК РФ при использовании сотрудником личного имущества, в том числе транспортного средства, в служебных целях работодатель выплачивает компенсацию за его использование, а также возмещает расходы, связанные с его использованием. Размер возмещения расходов определяется соглашением сторон трудового договора в письменной форме (ст. 188 ТК РФ).

По мнению контролирующих органов, в размерах компенсации, установленных законодательством, уже учтено возмещение полного объема возникающих в процессе эксплуатации затрат (износ, горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание, ремонт). Дополнительно данные затраты на автомобиль не могут быть учтены в составе расходов (письма Минфина России от 21.07.1992 № 57, от 16.11.2006 № 03-03-02/275, УФНС России по г. Москве от 22.02.2007 № 20-12/016776).

Аналогичной позиции придерживаются и судебные органы (постановления ФАС Уральского округа от 08.12.2008 № Ф09-9153/08-С3, Третьего арбитражного апелляционного суда от 03.07.2009 № А33-12556/2008-03АП-1669/2009-03АП-1670/2009).

Минфин России в письме от 21.07.1992 № 57 "Об условиях выплаты компенсации работникам за использование ими личных легковых автомобилей для служебных поездок" разъясняет следующее:

  • выплата компенсации предусматривается в тех случаях, когда работа сотрудника по роду производственной (служебной) деятельности связана с постоянными служебными разъездами в соответствии с их должностными обязанностями;
  • в размерах компенсации работнику учтено возмещение затрат по эксплуатации используемого для служебных поездок личного легкового автомобиля (сумма износа, затраты на горюче-смазочные материалы, техническое обслуживание и текущий ремонт);
  • основанием для выплаты компенсации работникам, использующим личные легковые автомобили для служебных поездок, является приказ руководителя предприятия, в котором предусматриваются размеры этой компенсации;
  • конкретный размер компенсации определяется в зависимости от интенсивности использования личного легкового автомобиля для служебных поездок.

Расходы, компенсируемые работнику в связи с использованием личного автомобиля в служебных целях (в т.ч. возмещаемые расходы, связанные с эксплуатацией автомобиля), необходимо подтверждать документально (письмо Минфина России от 23.12.2009 № 03-04-07-01/387). К подтверждающим документам относятся:

  • трудовой договор между организацией и сотрудником;
  • должностная инструкция сотрудника;
  • приказ руководителя о выплате компенсации сотруднику, к которому целесообразно приложить расчет суммы компенсации за месяц с учетом марки эксплуатируемого автомобиля;
  • документы, подтверждающие право собственности сотрудника на автомобиль;
  • документы, подтверждающие фактическое использование автомобиля в интересах работодателя (путевые листы);
  • платежные документы (кассовые чеки) на сумму расходов, связанных с эксплуатацией автомобиля.

Обращаем внимание, что расходы на компенсацию за использование для служебных поездок личных легковых автомобилей и мотоциклов учитываются для целей налогообложения прибыли в пределах норм, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 08.02.2002 № 92, согласно которому сумма компенсации за использование автомобиля составляет:

  • 1 200 руб. в месяц, если объем двигателя легкового автомобиля составляет не более 2 000 куб. см;
  • 1 500 руб. в месяц, если объем двигателя превышает 2 000 куб. см.

НДФЛ и страховые взносы

Согласно ст. 210 НК РФ при определении налоговой базы учитываются все доходы налогоплательщика, полученные им как в денежной, так и в натуральной форме. Пунктом 3 ст. 217 НК РФ предусмотрено, что от НДФЛ освобождаются все виды установленных действующим законодательством РФ компенсационных выплат (в пределах норм, определенных в соответствии с законодательством РФ), связанных, в частности, с исполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 31.12.2010 № 03-04-06/6-327 Минфин России разъяснил следующее.

Поскольку глава 23 НК РФ не содержит норм компенсаций при использовании личного имущества работника в служебных целях и не предусматривает порядок их установления, то для целей применения п. 3 ст. 217 НК РФ следует руководствоваться положениями Трудового кодекса РФ. Это означает, что от НДФЛ освобождаются суммы компенсаций, которые определены в трудовом договоре. При этом для освобождения от налога организация должна иметь документы, подтверждающие принадлежность используемого имущества работнику, а также расчеты компенсаций и документы, подтверждающие фактическое использование имущества в интересах работодателя, осуществление расходов на эти цели, а также документы, подтверждающие суммы произведенных в этой связи расходов. При этом первичным документом, подтверждающим расходы на ГСМ, является путевой лист (унифицированная форма утв. постановлением Госкомстата России от 28.11.1997 № 78).

В соответствии с пп. 2 п. 1 ст. 9 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ страховыми взносами не облагаются все виды компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных с выполнением физическим лицом трудовых обязанностей.

В письме от 26.05.2010 № 1343-19 Минздравсоцразвития России разъяснило, что на основании этой нормы сумма компенсации, выплачиваемая сотруднику за использование личного транспорта в служебных целях, освобождается от страховых взносов в пределах суммы, указанной в соглашении между организацией и работником.

В рассматриваемом случае организация не выплачивает непосредственно компенсацию за ГСМ, а выдает сотруднику топливную карту для оплаты. Это означает, что фактически работник использует для оплаты ГСМ денежные средства организации. При возмещении затрат на ГСМ в таком порядке необходимо учитывать следующее. При выплате компенсации организация не может учесть в расходах для целей налогообложения прибыли сумму, превышающую норму, установленную постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 № 92.

Кроме того, если стоимость ГСМ, оплаченная по топливной карте, превысит стоимость ГСМ, израсходованных непосредственно на служебные поездки (можно рассчитать по путевым листам, которые необходимо заполнять), то, по нашему мнению, сумма превышения должна облагаться страховыми взносами и с нее необходимо удержать НДФЛ.

Как задать вопрос