Бухгалтерский учет. Хранение документов

Вопрос: В организации скопился огромный архив бухгалтерских документов (акты, накладные, счета-фактуры, отчетные документы, ведомости по ОС и т.д.).
Какие документы можно уничтожить? Если можно уничтожить, как правильно это сделать?
Какими документами оформить?

См. также


Ответ от 15.03.2016:

Сроки хранения первичных документов установлены в:

Документы бухгалтерского и налогового учета, а также документы, необходимые для исчисления и уплаты налогов, хранятся 4 года (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Отсчитывается этот срок с года, следующего за тем, в котором документ в последний раз был использован для составления налоговой отчетности или расчета суммы налога (письмо Минфина России от 30.03.2012 № 03-11-11/104).

Первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность, аудиторские заключения необходимо хранить не менее 5 лет после отчетного года, если более продолжительный срок не установлен в Перечне (ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

Учетную политику, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, хранятся не менее 5 лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Закона № 402-ФЗ).

В Перечне, на который ссылается Закон № 402-ФЗ, установлены, в частности, следующие сроки хранения:

Итак, общие сроки хранения:

и отдельные сроки, обозначенные в Перечне.

При этом в ч. 1 ст. 29 Закона № 402-ФЗ сказано, что документы хранятся в соответствии с правилами Перечня, но не менее 5 лет. Чтобы не ошибиться со сроком, ориентироваться необходимо на максимальный срок хранения. Другими словами, если первичные документы, регистры бухгалтерского учета, отчетность не указаны в Перечне, их нужно хранить не менее 5 лет.

Процедуру уничтожения документов нужно оформить соответствующим образом. При этом можно руководствоваться Основными правилами работы архивов организаций (одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002).

В начале года приказом руководителя необходимо создать постоянно действующую экспертную комиссию.

Экспертная комиссия проводит инвентаризацию документов с истекшим сроком хранения и представляет на утверждение руководителя фирмы акты о выделении к уничтожению документов с истекшими сроками хранения.

Документы, предназначенные для уничтожения, нужно передать на переработку (утилизацию) и оформить это приемо-сдаточной накладной. Экспертная комиссия должна зафиксировать факт уничтожения всех бумаг и составить еще один акт – об уничтожении документов. Этот акт также утверждается руководителем организации. Все документы по утилизации организация должна сохранить в архиве.

Образцы оформления соответствующих документов можно взять из приказа Росархива от 19.01.1995 № 2.

Как задать вопрос