Как оформить покупку материалов у физического лица через подотчетное лицо?
Бухгалтерский учет. Расчеты с физическими лицами

Вопрос: Организация выдала работнику денежные средства под отчет на покупку товарно-материальных ценностей (ТМЦ). Предполагается, что ТМЦ будут приобретены у физлица, которое предпринимателем не является. Какие документы должны быть у организации, чтобы подтвердить расходы на такую покупку?

См. также


Ответ от :

Сотрудник обязан отчитаться о выданных ему подотчетных суммах, представив авансовый отчет. К отчету должны быть приложены подтверждающие документы (п. 6.3 Указаний, утв. Банком России от 11.03.2014 № 3210-У, далее – Указания).

Конкретный перечень документов Указаниями не установлен.

Поскольку материалы будут приобретены у физлица, которое индивидуальным предпринимателем не является, в обоснование понесенных затрат необходимо представить акт или справку о покупке товаров у населения. Это предусмотрено п. 56 Методических указаний по бухгалтерскому учету материально-производственных запасов, утв. приказом Минфина России от 28.12.2001 № 119н. Таким документом может выступать закупочный акт.

Унифицированной формы данного документа нет. Поэтому организации следует самостоятельно разработать ее и утвердить в учетной политике. Закупочный акт должен содержать реквизиты, обязательные для первичного документа (ч. 2 ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ):

  • наименование документа и дату его составления;
  • наименование организации;
  • содержание факта хозяйственной жизни (то есть наименование приобретаемых ТМЦ);
  • величину натурального и (или) денежного измерения (то есть стоимость приобретаемых ТМЦ);
  • наименование должности подотчетного лица;
  • места для подписей сторон, оформляющих сделку купли-продажи.

Полагаем, что незаполненную форму закупочного акта целесообразно выдать сотруднику одновременно с подотчетными суммами. Необходимые сведения (в частности, проставление подписей) работник отразит в акте непосредственно при совершении сделки по покупке ТМЦ.

Дополнительно сотруднику следует получить от физлица–продавца расписку о получении оплаты.

Как задать вопрос