Бухгалтерский учет. Расчеты с физическими лицами

Вопрос: Лимит денежных средств, установленный организации в соответствии с Положением № 373-П, недостаточен для выдачи работникам наличных денег на различные хозяйственные нужды. Поэтому сотрудники осуществляют эти расходы за счет собственных средств, а потом организация возмещает их путем перечисления на зарплатные карты. Как правильно оформить такие расчеты с работниками?

Ответ от 27.08.2012:

По нашему мнению, в рассматриваемом случае организации следует открыть в обслуживающем банке корпоративную карту, на которую будет переводиться сумма, необходимая для оплаты хозяйственных расходов. Кроме того, приказом по организации нужно установить круг сотрудников, имеющих право снимать с такой карты деньги и/или оплачивать этой картой покупки. По факту расходования денежных средств с карты работники должны оформлять авансовые отчеты в общеустановленном порядке.

Если по какой-либо причине открыть корпоративную карту не представляется возможным, то необходимо учитывать следующее.

Авансовый отчет (форма № АО-1, утв. постановлением Госкомстата России от 01.08.2001 № 55) применяется для учета денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные расходы. Поэтому, если аванс работнику не выдается, оснований для оформления авансового отчета нет.

По нашему мнению, выход из такой ситуации следующий. В настоящее время действующим законодательством РФ не установлено четких требований к документальному оформлению операции, связанной с возмещением работнику денежных средств, потраченных им на хозяйственные расходы, без их предварительной выдачи ему на эти цели. Поэтому организация имеет право самостоятельно определить порядок оформления документами этой операции. Установленный порядок целесообразно закрепить в приказе по учетной политике.

Обращаем внимание, что перечислять денежные средства на счет, открытый в банке специально для перечислений заработной платы, работнику (на "зарплатную карточку") не следует, так как все перечисления на такой счет налоговые органы считают выплатами, подлежащими обложению НДФЛ.

Как задать вопрос