Бухгалтерский учет. Оформление документов

Вопрос: Работник получил под отчет наличные денежные средства на приобретение товарно-материальных ценностей. Отчитываясь об их расходовании, сотрудник предоставил в качестве оправдательных документов квитанции о совершении платежа через сервис Яндекс.Деньги. Вправе ли организация учесть такой документ?

См. также


Ответ от 24.12.2015:

Порядок выдачи наличных денег регулируется Указанием Банка России от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указания № 3210-У).

Работодатель вправе предоставлять сотрудникам денежные средства под отчет на расходы, связанные с деятельностью организации. Наличные деньги выдаются по расходному кассовому ордеру на основании заявления физлица, составленного в произвольной форме (абз. 1 п. 6.3 Указаний № 3210-У).

О расходовании денег на хозяйственные нужды (на приобретение товарно-материальных ценностей) работник должен отчитаться в течение трех рабочих дней после истечения срока, на который они были выданы. Для этого представляется авансовый отчет с приложением подтверждающих документов (абз. 2 п. 6.3 Указаний № 3210-У).

Конкретный перечень документов, которыми правомерно подтверждать понесенные расходы, не приведен в Указаниях № 3210-У. Также в Указаниях № 3210-У не прописан порядок осуществления расчетов подотчетных лиц с третьими лицами.

Таким образом, сотрудник, получивший деньги под отчет наличными, по нашему мнению, может рассчитаться за товарно-материальные ценности как в наличном, так и в безналичном порядке. Главное, чтобы впоследствии он представил оправдательные документы. Целесообразнее работодателю прописать в локальных документах примерный перечень документов, которыми сотрудник может подтвердить расходование наличных денег.

Отметим, сумма денежных средств, фактически израсходованная физлицом, может не совпадать с суммой подотчетных средств по расходному кассовому ордеру. Так, работник может израсходовать денежные средства в большей сумме по сравнению с той, которая была ему выдана. Это означает, что у него образовался перерасход. Величину такого перерасхода работодатель должен возместить сотруднику. Денежные средства можно выдать как в наличном, так и в безналичном порядке (например, перечислить на банковскую карту работника). Подробнее об этом см. здесь.

Если работник приобретет товары на меньшую сумму, возникшую разницу он должен внести в кассу организации, но только наличными деньгами. На внесенную сумму бухгалтер оформит приходный кассовый ордер (п. 5 Указаний № 3210-У).

Как задать вопрос