Какие формы первичных учетных документов нужно утверждать в учетной политике организации?
Бухгалтерский учет. Оформление документов

Какие формы первичных учетных документов нужно утверждать в учетной политике организации?

Дата публикации

Вопрос аудитору

По ст. 9 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" (далее – Закон № 402-ФЗ) на каждый факт хозяйственной жизни должен быть составлен первичный учетный документ по форме, утвержденной руководителем организации. Контрагент настаивает на оформлении сделки по своим формам первичных учетных документов. Нужно ли их утверждать в учетной политике организации?

Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета (ч. 4 ст. 9 Закона № 402-ФЗ). Организация вправе использовать любые формы первичной учетной документации (унифицированные формы и/или разработанные самостоятельно), содержащие все обязательные реквизиты, поименованные в ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ. Исключение составляют формы первичных документов, обязательные к применению, например, кассовые документы (информация Минфина России от 04.12.2012 № ПЗ-10/2012).

Порядок применения обязательных форм первичных документов по оформлению кассовых операций содержится в Указании о порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства (утв. Банком России от 11.03.2014 № 3210-У). Кроме того, обязательным к применению документом является транспортная накладная, оформленная согласно Приложению № 4 к Правилам перевозки грузов автомобильным транспортом, утв. постановлением Правительства РФ от 15.04.2011 № 272 (письмо Минфина РФ от 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110).

Формы первичных учетных документов утверждаются в учетной политике организации (п. 4 ПБУ 1/2008) с учетом следующих особенностей:

  1. Если организация использует унифицированные формы документов, установленные Госкомстатом РФ, без их изменения, то в учетной политике можно просто сослаться на применение унифицированных форм документов и привести ссылки на соответствующие постановления Госкомстата РФ.
  2. Если организация использует самостоятельно разработанные формы или унифицированные формы документов, но с дополнительными реквизитами, то образцы форм первичной документации следует утвердить в качестве приложения к учетной политике или отдельным приказом руководителя со ссылкой на этот приказ в учетной политике организации.

При сделках с контрагентами по согласованию сторон формы первичных документов могут быть изменены или дополнены. При этом достаточно внести в учетную политику или в приказ руководителя на утверждение форм первичных учетных документов оговорку о том, что формы могут быть согласованы сторонами в договоре, а также предусмотреть в договоре с контрагентом перечень и образцы форм первичных документов, которыми будут оформляться операции по сделке. Обязательным условием при этом остается отражение в первичном документе факта хозяйственной жизни и содержание обязательных реквизитов, предусмотренных ч. 2 ст. 9 Закона № 402-ФЗ.