Как отправить учредителя в командировку?
НДФЛ. Возмещение расходов на командировки

Как отправить учредителя в командировку?

Дата публикации

Вопрос аудитору

Учредитель не является сотрудником организации, однако периодически совершает поездки в другие города в интересах компании. Можно ли в такой ситуации оплачивать ему командировочные расходы – суточные, проезд, проживание? Как учитывать эти средства в целях налогообложения?

Командировка – это поездка работника по распоряжению работодателя для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы (ст. 166 ТК РФ). Из этого определения следует, что командировать можно только сотрудника, с которым заключен трудовой договор. Если такого договора нет, направление в командировку и предоставление связанных с этим гарантий (оплата проезда, проживания, суточные) не производится.

В указанной ситуации с учредителем можно заключать гражданско-правовой договор на период командировки, предметом которого будут какие-либо услуги учредителя (например, проведение переговоров, изучение рынка, посещение выставок и т.п.).

При заключении договора необходимо установить вознаграждение, которое можно будет учесть в расходах по налогу на прибыль (п. 21 ст. 255 НК РФ). Кроме того, начислить на него страховые взносы (ст. 420 НК РФ) и удержать НДФЛ (ст. 208-209 НК РФ).

При этом поездку нельзя оформить как командировку, но можно в договоре установить компенсацию расходов, связанных с его исполнением, – оплату проезда и проживания. Суточные в рамках гражданско-правовых отношений платить не нужно, такие суммы будут признаны контролирующими органами вознаграждением со всеми вытекающими налоговыми последствиями.

Что касается возмещаемых расходов на проезд и проживание, их можно учесть при исчислении налога на прибыль, но при условии, что они являются экономически обоснованными и документально подтвержденными (ст. 252 НК РФ). При этом мы рекомендуем учитывать такие расходы не в качестве командировочных (пп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ), а в качестве прочих по пп. 49 п. 1 ст. 264 НК РФ.

В отношении НДФЛ ситуация складывается следующим образом. Выплаты в рамках гражданско-правового договора контролирующие органы признают вознаграждением и предлагают включать в налоговую базу (письма Минфина России от 24.02.2016 № 03-04-05/10023, от 05.11.2013 № 03-03-06/4/47090). Однако исполнители по гражданско-правовым договорам имеют право на профессиональный налоговый вычет в виде сумм, подтвержденных документами (п. 2 ст. 221 НК РФ). Поэтому если расходы на проживание и питание будут подтверждены документально, из налоговой базы по НДФЛ суммы этих расходов можно вычесть (письмо Минфина России от 26.11.2018 № 03-03-06/2/85248).

Страховыми взносами не облагаются все виды установленных законодательством компенсационных выплат (в пределах норм, установленных в соответствии с законодательством Российской Федерации), связанных в числе прочего с расходами физического лица в связи с выполнением работ, оказанием услуг по гражданско-правовым договорам (пп. 2 п. 1 ст. 422 НК РФ). Эта норма позволяет возмещение расходов в рассматриваемой ситуации не включать в базу обложения страховыми взносами (см. письмо Минфина России от 21.08.2017 № 03-15-06/53442).