Можно ли учесть затраты на уничтожение документов по истечении срока их хранения?
Налог на прибыль организаций. Расходы на услуги сторонних организаций

Можно ли учесть затраты на уничтожение документов по истечении срока их хранения?

Дата публикации

Вопрос аудитору

В архиве скопилось достаточное количество документов с истекшим сроком хранения. В связи с этим организация передала их сторонней специализированной компании на уничтожение. Можно ли признать в расходах по налогу на прибыль плату за такие услуги?

Организация обязана обеспечивать сохранность документов в течение сроков, предусмотренных законодательством.

Так, документы для расчета и уплаты налогов (в частности, подтверждающие полученные доходы, понесенные расходы, факт перечисления налоговых платежей и удержания налогов) нужно хранить четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Минфин России в письме от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 обратил внимание, что нормами НК РФ установлены специальные сроки для обеспечения сохранности отдельных видов документов. Так, документы, подтверждающие величину понесенного убытка, организация должна хранить в течение всего срока, пока такой убыток она включает в расходы по налогу на прибыль (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для целей бухгалтерского учета первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней должны храниться в соответствии со сроками, установленными правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Указанные правила утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Наряду с этим документы учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

По истечении сроков хранения организация вправе уничтожить соответствующие документы. Это можно сделать собственными силами и через стороннюю организацию. Полагаем, что плату, перечисленную специализированной организации за уничтожение документов, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ как другие обоснованные расходы.

При этом следует располагать следующими документами, подтверждающими затраты:

  • акт о проведении экспертизы ценности документов (в нем нужно перечислить документы к уничтожению) (п. 2.3.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • накладная на передачу документов для утилизации специализированной компании;
  • договор и платежные документы, в которых зафиксирован размер платы за уничтожение документов.

Целесообразнее не уничтожать документы (даже если срок их хранения истек) до того момента, пока не будет проведена налоговая проверка того периода, к которому они относятся.