Можно ли учесть затраты на уничтожение документов по истечении срока их хранения?
Налог на прибыль организаций. Расходы на услуги сторонних организаций

Вопрос: В архиве скопилось достаточное количество документов с истекшим сроком хранения. В связи с этим организация передала их сторонней специализированной компании на уничтожение. Можно ли признать в расходах по налогу на прибыль плату за такие услуги?


См. также

Ответ от :

Организация обязана обеспечивать сохранность документов в течение сроков, предусмотренных законодательством.

Так, документы для расчета и уплаты налогов (в частности, подтверждающие полученные доходы, понесенные расходы, факт перечисления налоговых платежей и удержания налогов) нужно хранить четыре года (пп. 8 п. 1 ст. 23, пп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ).

Минфин России в письме от 02.08.2011 № 03-02-07/1-272 обратил внимание, что нормами НК РФ установлены специальные сроки для обеспечения сохранности отдельных видов документов. Так, документы, подтверждающие величину понесенного убытка, организация должна хранить в течение всего срока, пока такой убыток она включает в расходы по налогу на прибыль (п. 4 ст. 283 НК РФ).

Для целей бухгалтерского учета первичные учетные документы, регистры бухучета, бухгалтерская (финансовая) отчетность и аудиторские заключения о ней должны храниться в соответствии со сроками, установленными правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года (ч. 1 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ). Указанные правила утверждены приказом Минкультуры России от 25.08.2010 № 558.

Наряду с этим документы учетной политики, средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов и проверку подлинности электронной подписи, должны храниться не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз (ч. 2 ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 № 402-ФЗ).

По истечении сроков хранения организация вправе уничтожить соответствующие документы. Это можно сделать собственными силами и через стороннюю организацию. Полагаем, что плату, перечисленную специализированной организации за уничтожение документов, можно учесть при расчете налога на прибыль на основании пп. 20 п. 1 ст. 265 НК РФ как другие обоснованные расходы.

При этом следует располагать следующими документами, подтверждающими затраты:

  • акт о проведении экспертизы ценности документов (в нем нужно перечислить документы к уничтожению) (п. 2.3.2 Основных правил работы архивов организаций, одобренных Решением Коллегии Росархива от 06.02.2002);
  • накладная на передачу документов для утилизации специализированной компании;
  • договор и платежные документы, в которых зафиксирован размер платы за уничтожение документов.

Целесообразнее не уничтожать документы (даже если срок их хранения истек) до того момента, пока не будет проведена налоговая проверка того периода, к которому они относятся.

 

Как задать вопрос